Financeiro

Nesse artigo você verá como funciona os menus financeiros que fazem parte do plano Gestão Avançada na Anota AI.

Contas Bancárias

Acesse o menu: Financeiro -> Contas Bancárias -> Nova Conta
Essa tela irá listar as contas bancárias cadastradas.
Na tela inicial das contas bancárias é possível procurar pesquisando pelo nome do Banco.

Nova Conta Bancária
Para criar as Contas Bancárias clique em “Contas Bancárias”, no menu “Financeiro”.
Em seguida, clique em “Nova Conta”.

Preencha os campos:

• Loja: Referente a loja
• Nome: Nome da conta bancária
• Banco: Nome do, banco, instituição financeira ou similares
• Agência: Número da agencia do campo “banco”
• Conta: Número da conta do campo “banco”
• Saldo: Adicionar o valor atual do saldo do “banco” ou manter em zero caso o controle seja apenas das movimentações financeiras do sistema.

Editar a Conta Bancária
Na tela inicial das contas bancárias também é possível clicar em “Abrir”, no canto direito da conta, para editar.

Clique em “Editar” para fazer as alterações que deseja.
Para alterar o saldo clique em “Atualizar Saldo”.
Depois clique em “Salvar” e “Voltar”.
Para excluir a Conta Bancária, clique em “Remover” no canto superior direito da tela.

Transferir e Atualizar
Ao abrir a conta bancária é possível atualizar o saldo ou fazer uma transferência.

Atualizar Saldo: Clique em “editar > atualizar saldo” e digite o novo saldo
Transferir: Clique em “transferir”, selecione a conta destino e o valor a ser transferido, clique em “salvar”

As transferências podem ser consultadas em:
Financeiro > Relatório > Saldo diário detalhe
Financeiro > Relatório > Transferência entre contas

A atualização do saldo da conta bancária também pode ser movimentada com receitas e despesas durante a utilização do sistema.

Contas a receber (Receitas):

Vendas – Ao finalizar o turno na sua operação os dados são enviados para o menu “contas a receber”. Para atualizar a conta bancária é necessário alterar a receita para “realizado”, para isso é necessário clicar em “Editar” e “Salvar”  conferindo a conta bancária no campo de edição daquele meio de pagamento. Maior detalhamento em “Contas a receber”.
Novas receitas – Em contas a receber também é possível clicar em “Nova receita” e criar uma receita fora do meio de vendas. Se a opção “realizado” estiver marcada, o valor entra na conta bancária, caso contrário o valor entrará quando for realizado. Remover uma receita não retorna o valor para conta.

Contas a pagar (Despesas):

Compras – Após realizar uma importação de nota referente a compra gera uma “conta a pagar”, o saldo da conta bancária será debitado quando a conta for paga.
Nova despesa – Em contas a pagar também é possível adicionar uma despesa sem vínculo com compras. O saldo da conta é debitado quando se realiza o pagamento. “Desfazer” o pagamento retorna o valor para conta. Remover uma despesa não retorna o valor pra conta.

Formas de Pagamento

Acessando o menu: Financeiro > Formas de pagamentos irá listar as formas de pagamento do Anota com um determinado padrão em alguns campos.

Nesta tela é possível editar para alterar as informações vinculadas às formas de pagamentos. Os campos disponíveis para edição são:

Conta bancária – Conta bancária para onde determinada forma de pagamento é enviada
Dias de recebimento – Quantos dias após o  fechamento do turno esse valor irá entrar como receita, esse valor interfere na data de vencimento que irá listar no contas a receber.
Custo – O custo dessa forma de pagamento. Esse valor é calculado automaticamente após o fechamento do turno e listado no DRE em: 06 TOTAL DE CUSTOS > 06.12 DESPESAS FINANCEIRAS OPERACIONAIS > 06.12.04 TAXAS ADM CARTÕES.

Categoria financeira – Categoria financeira que pertence a forma de pagamento, será detalhada no DRE.

Fornecedores

Em “Cadastros gerais > Fornecedores” é possível visualizar, editar ou criar novos fornecedores.
Visualizar: A visualização é feita na abertura da tela.

Editar: A edição é necessário clicar no botão da última coluna “Abrir”, nele terá uma visualização detalhada de todas as movimentações deste fornecedor, assim como os campos para edição: Nome, documento, empresa, tipo, inscrição estadual, nome do contato, telefone, e e-mail.
É possível remover um fornecedor no canto superior direito.
Quando uma compra é realizada por chave, xml ou manifesto o fornecedor é importado automaticamente.

Criar Fornecedor: Para criar fornecedores clique em “novo fornecedor” e adicione os mesmos campos listados na edição e finalize salvando.

Categorias Financeiras

O que é a Categoria Financeira?
Categorias financeiras são categorias associadas à formas de pagamento (receita) e produtos (despesas) que serão listadas no DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).Para listar as categorias financeiras acesse o menu: Financeiro > Categorias financeiras.

Nesta tela será listado todas as categorias financeiras existentes no seu sistema.

Por padrão já são criadas as categorias PAI e algumas categorias FILHO.
– Categoria PAI são fixas no sistema e não é possível alterar;
– Categoria FILHO podem ser excluídas, editadas ou criadas no seu gerencial.

Para criar uma categoria filho, clique em “Criar nova categoria financeira” e preencha:
Selecione uma categoria financeira PAI – A categoria financeira filha criada será adicionada dentro da categoria selecionada.
A categoria pai “01 Receita Bruta” é a única referente a receita que pode ser vinculada a formas de pagamentos, as demais categorias pai são referente a despesas vinculadas a produtos.

Nome da categoria: Preencha o campo com o nome da categoria financeira a ser criada.
Posição: Preencha o campo com a posição da categoria na listagem.Para editar uma categoria pai, clique em “Abrir” > “Editar” e altere as informações (mesmos campos da criação).
Para remover uma categoria filho, clique em “Abrir” > “Remover” no canto superior direito.

As categorias financeiras podem ser vinculadas a formas de pagamento (como receita) e produtos (como despesa).

Despesas Operacionais

Acesse o menu:  Financeiro -> Despesas Operacionais

Em despesas operacionais, são lançadas as despesas que não estão ligadas diretamente às compras realizadas pela empresa.
Os filtros disponíveis nesta tela são: “Data inicial” e “Data final”, “Loja”, “Fornecedor” e “Categoria Financeira”.

Nova Despesa
Para lançar uma despesa, basta realizar os seguintes passos:
Clicar em “Nova despesa”
Preencher os campos necessários para realizar o cadastro da despesa.

• Descrição: descrição da despesa.
• Valor: Valor da despesa
• Data de competência: Data em que o serviço foi prestado ou produto comprado.
• Categoria financeira: Associa a despesa a uma Categoria Financeira, ou seja, a categoria que a despesa se encaixa, dentro do DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício).Identificador: identificador da despesa, se recomenda o número da nota fiscal.
• Tipo recebedor: escolher entre fornecedor, colaborador, entregador e governo.
• Recebedor: conforme cadastrado no menu Cadastros Gerais.
• Despesa recorrente: ao selecionar esta opção o sistema irá gerar despesas conforme o número de meses informado no campo “Número de meses”. 

Caso o campo não seja selecionado, você deverá preencher os campos:
“Data primeiro pagamento” e “Número de parcelas”, com isso aparecerá os dados para preencher “Conta Bancária” e “Valor”. Os campos das datas serão preenchidos automaticamente com o intervalo de 30 dias e poderão ser editados. 

Vínculo com DRE – O DRE em detalhes leva em consideração a competência.
Em casos de despesas NÃO recorrentes e sim parceladas a competência é referente ao valor integral da despesa, então o valor total das somas da parcela, ou seja, o valor da despesa irá aparecer no DRE conforme campo “data de competência”.
Em casos de despesas recorrentes, o sistema entende que são despesas diferentes pagas recorrentemente, neste caso, cada recorrência gera uma valor no DRE conforme.

Diferentes Contas Bancárias
O sistema permite associar diferentes contas bancárias para cada pagamento.
Selecione o número de parcelas, e em seguida a data de pagamento a conta bancária (o valor da parcela já vem dividido automaticamente, mas pode ser alterado manualmente).

Contas a Pagar

Acesse o menu: Financeiro -> Contas a Pagar 

Na tela de “Contas a Pagar”, é possível visualizar todas as contas a serem pagas, incluindo compras e despesas operacionais.
Os filtros disponíveis no contas a pagar são: “Período”, “Vencimento”, “Competência”, “Realizado”, “Loja”, “Conta Bancária”, “Fornecedor” e “Status”.

Dados do relatório:

• Status – Se a conta a pagar foi paga, dando a opção de pagar e detalhar
• Vencimento – Data do vencimento do pagamento
• Competência – Data da competência da despesa
• Realizado – Data que foi paga a despesa
• Recebedor – Quem irá receber o pagamento da despesa
• Descrição – Descrição da despesa
• Valor Bruto – Valor da despesa
• Juros ou taxa – Se foi adicionado juros ou taxas ao realizar o pagamento
• Valor líquido – Valor líquido  (valor bruto + juros)
• Valor confirmado – Valor confirmado ao Pagar
• Operador – operador que pagou a despesa
• Conta – Conta que foi paga a despesa
• Categoria – Categoria que foi criada a despesa ou “Estoque Padrão” para compras, pois compras a categoria financeira é associada a produtos
• Usuário que criou a despesa – Usuário que criou a despesa

Exportar CSV
É possível exportar em formato CSV

Informar Pagamento
Para efetivar o pagamento de uma determinada conta, basta clicar em “Pagar”, junto à conta que você deseja informar o pagamento.

Ao realizar este comando, o sistema apresentará uma tela de confirmação podendo ajustar: “Total a pagar”, se teve algum juros ou multa, “data realizada”, “conta bancária” e “forma de pagamento”.
Para finalizar o comando clique em pagar. Após finalizar o pagamento o botão “Pagar” será alterado para “Desfazer”, sendo possível remover esse pagamento.

Detalhar contas a pagar
Para visualizar os detalhes de uma determinada conta, basta clicar em “Detalhar”, conforme imagem abaixo.

Os detalhes da conta a pagar podem variar entre detalhes de despesas e detalhes de compras, a maioria dos campos são compartilhados porém possuem algumas diferenças:

Campos compartilhados: Loja, descrição, valor, data de competência, identificador, usuário que criou a despesa, tipo de recebedor, recebedor, forma de pagamento, data da parcela, conta bancária, descrição, valor e status.

Campos apenas em “despesas operacionais”: Categoria financeira – A categoria financeira da despesa operacional é informada ao criá-la, já em compras cada produto possui sua categoria financeira (tela de produto anexado no campo categoria de despesa).

Campos apenas em “compras”: Produtos – Nos detalhes da compra irá listar todos os produtos dessa compra com suas respectivas quantidades, custo unitário e custo total.

Abrir NFE
Ao detalhar uma compra em contas a pagar é possível abrir a NFE com valores reais lançados no sistema. 

Contas a Receber

Acesse o menu: Financeiro -> Contas a receber

Na tela de Contas a receber, é possível visualizar todas as contas a serem recebidas, incluindo vendas e novas receitas.
Os filtros disponíveis no contas a pagar são: “Período”, “Vencimento”, “Competência”, “Realizado”, “Loja”, “Data”, “Conta Bancária”, “Fornecedor” e “Status”.

Dados do relatório:

• Status – Se a receita está “a receber” ou “recebido” com a opção de editar
• Vencimento – Vencimento da receita
• Competência – Competência da receita
• Realizado – Realizado da receita
• Descrição – Descrição da receita, incluindo sua data, forma de pagamento e em qual turno teve origem nos casos de valores de venda.
• Valor Bruto – Valor da receita
• Juros ou taxa – Se a receita possui juros ou taxas
• Valor líquido – Valor líquido (valor bruto – juros ou taxas)
• Valor confirmado – Valor confirmado ao receber
• Operador – operador que pagou a receita
• Conta – Conta que foi paga a despesa
• Categoria – Categoria que pertence a receita

Criar nova receita
Clique em “Nova receita” preenchendo os campos: “Recebimento”, “valor a receber”, “formas de pagamento”, “descrição”, “categoria” e “conta bancária”. Também é necessário manter o “recebido” ativo para quando já foi recebido ou desativado para realizar o recebimento futuramente.
Ao criar nova receita o filtro de “forma de pagamento” da tela anterior irá atualizar para a receita criada.

Editar receita
Clique em “Editar” para abrir os detalhes e poder alterar campos: Valor recebido, conta bancária e a flag de recebido. O valor recebido só será salvo quando de fato for recebido.
Também é possível remover a receita ao detalhar, a remoção fica salva em “histórico de remoções”
Editar receitas não altera os valores de DRE (O DRE recebe as informações no pagamento)

Relatórios Saldo Diário

Acesso em Financeiro > Relatórios > Saldo diário (primeira aba)

Este relatório é utilizado para consultar o saldo diário das movimentações no sistema em um determinado período, levando em consideração receitas e despesas.
Receitas: vendas, receitas criadas em contas a receber, transferências recebidas
Despesas: compras, despesas criadas em novas despesas e transferências enviadas.

Os filtros disponíveis neste relatório são: “Data inicial” e “Data final” e “contas bancárias”.
Os valores de receita e despesas deste relatório são enviados automaticamente sem a necessidade de estar “recebido ou realizado” no contas a receber ou a pagar.

A última coluna com o botão “detalhar” possui um vínculo direto com o relatório financeiro saldo diário detalhe, enviando diretamente para a data da movimentação e detalhando-a.

Relatórios Saldo Diário Detalhes

Acesso em Financeiro > Relatórios > Saldo diário detalhe (segunda aba)

Este relatório é utilizado para consultar o saldo das movimentações no sistema em um determinado período, levando em consideração receitas e despesas detalhadas.
Os filtros disponíveis neste relatório são: “Data inicial” e “Data final”, “contas bancárias”, “status” e “vencimento”, “competência” ou “realizado”.
Nele irá detalhar as vendas por turno e suas formas de pagamento, receitas criadas, compras, despesas criadas e transferências bancárias.

Relatórios Retiradas e Suprimentos

Acesso em Financeiro > Relatórios > Retiradas e suprimentos (quarta aba)

Este relatório é utilizado para consultar as sangrias e suprimentos realizados durante um turno.
Os filtros disponíveis neste relatórios são: Data ou turno e sangria ou suprimento.

Relatórios Transferência de contas

Acesso em Financeiro > Relatórios > Transferência de contas (quinta aba)

Este relatório é utilizado para verificar as transferências entre contas bancárias, realizadas no menu: Financeiro > Contas bancárias > Transferir.
Os filtros disponíveis neste relatório são: “Data inicial” e “Data final”, “conta bancária origem” e “conta bancária destino”.

Relatório de Vendas > Curva ABC (Produtos)

Acesso em: Relatórios de vendas > Curva ABC produtos

Este relatório disponibiliza informações detalhadas relacionadas às vendas dos produtos agrupados por faturamento e quantidade, além de indicadores importantes para análise estratégica.
Os filtros disponíveis neste relatório são: “Data de venda” ou “competência”, “período”, “filtro por turno”, “categoria”, “canais de vendas”, “lojas físicas” ou “virtuais’.

Dados do relatório:

• Produto – Produtos principais ou variações com vendas realizadas no período.
• Opcional de – Produtos principais que estão associados às variações listadas na coluna “Produto”.
• Unid. – Unidade de medida.
• Preço médio – Preço médio das vendas do produto “venda” dividido por “qtd”.
• Qtd. – Quantidade de produtos vendidos.
• Venda – Valor de venda do produto no período. Valor do produto vezes a quantidade. 
• Venda variação – Valor de venda do produto no período enquanto variação. )Valor do produto variação vezes a quantidade). 
• Custo – Valor de custos da venda realizada. Custo do produto x quantidade de venda.Lucro – “Venda” menos (-) “Custo” ou “Venda variação” menos (-) “Custo”
• CMV(%) – Custo da mercadoria vendida. (Custos dividido por faturamento)
• Mix (%) – Mix de produtos, refere a porcentagem desse produto em relação ao faturamento . (Venda ou venda variação dividido pelo total de faturamento.)
• Markup (%) – Margem de lucro aplicada por produto. (Venda ou venda variação dividido pelo custo do produto)
• Categoria da venda – Categoria de venda do produto

Relatório Gerenciais > DRE Detalhe

Acesse o menu: Relatórios Gerenciais -> DRE Detalhes

Relatório que apresenta as demonstrações do resultado do exercício por detalhado. 
Essa visão do DRE permite o detalhamento de cada categoria financeira listada na descrição.
Nosso sistema oferece aos nossos clientes através do gerencial o DRE POR COMPETÊNCIA. Nele irá puxar sempre as informações pela data de competência.
Filtros disponíveis: “Período inicial” e “Data final”: data em que a venda foi efetuada; “Lojas”: seleção de lojas disponíveis (depende do número de lojas que o login tem acesso).

Informações retornadas:

• Descrição: Nome da categoria financeira;
• Valor: Valor total;
• Data: de acordo com o período;
• % Fat: percentual que representa essa categoria no período a receita bruta.

Categoria financeira Padrão: As categorias financeiras padrões são:

Categoria financeira Operação
Algumas categorias tributárias são operações matemáticas, sendo elas:

Receita Bruta
Para lojas que utilizam a plataforma do iFood, veja a imagem abaixo: 

Loja que não utilizam o iFood: 

Compra de mercadorias
Soma das compras de mercadoria importadas no sistema.

Total de custos
Custos operacionais sem relação com compras:

Retiradas
Pro Labore, Comissões e Permuta:

Imposto de renda
Imposto de renda e honorários contábeis

Despesas não operacionais
Grupo de despesas não operacionais:

Relatório Gerenciais > DRE no Período

Acesse o menu:  Relatórios Gerenciais -> DRE no Período

Relatório que apresenta as demonstrações do resultado do exercício por competência por período.
Filtros disponíveis em tela: “Período inicial” e “Período final”: data em que a venda foi efetuada; “Lojas”: seleção de lojas disponíveis (depende do número de lojas que o login tem acesso); “Nível”: são três níveis disponíveis para detalhar as categoria financeira.

Informações retornadas:

• Descrição: Nome da categoria financeira;
• Nome: nome do cliente;
• Data: de acordo com o período;
• % Fat: percentual que representa essa categoria no período da receita bruta.

As categorias financeiras são as mesmas no relatório DRE em detalhe.