Este artigo é para você, que está começando a usar o módulo Financeiro do plano Gestão Avançada na Anota AI e quer entender, de forma simples, como organizar as finanças do seu negócio dentro do sistema.

Comece pelo básico

1. Cadastre suas contas
2. Configure as formas de pagamento
3. Confira se as categorias existente atendem a necessidade da loja
4. Lance receitas e despesas corretamente

E pronto! Com esses passos, você já vai conseguir ter uma visão clara da saúde financeira do seu negócio.

Neste guia, vamos te mostrar como fazer tudo isso, passo a passo.

Estruturando o Financeiro

Contas Bancárias

Caminho: Financeiro > Contas Bancárias

• Registre todas as contas que sua empresa usa (corrente, poupança, carteira digital, etc.)
• Preencha com: loja, nome da conta, banco, agência, número da conta e saldo inicial.
• Você pode:
  • Editar os dados
  • Atualizar saldos
  • Excluir contas (com cuidado)
  • Fazer transferências entre contas

Por que isso importa? Toda movimentação financeira passa por uma conta bancária. Se não estiver cadastrada, você não consegue controlar bem as entradas e saídas.

Formas de Pagamento

Caminho: Financeiro > Formas de Pagamento

• Configure como você recebe do cliente: PIX, cartão, dinheiro, etc.
• Defina:
  • Conta bancária de destino
  • Dias até o recebimento (ex: 0 dias para entrada imediata e 15 dias cartão de crédito)
  • Taxa/custo de cada forma (ex: 3% no cartão)
  • Categoria financeira que vai aparecer no relatório

Importante: Isso influencia diretamente no DRE (relatório de resultado).

Categorias Financeiras

Caminho: Financeiro > Categorias Financeiras

• Organize suas entradas e saídas. O sistema já traz uma estrutura pronta de categorias, mas se você sentir necessidade de criação, você também pode.
• Elas são usadas para classificar lançamentos e gerar relatórios (como o DRE)

Mapa das Telas e Conexões

Tela	Se conecta com	Explicação curta
Contas Bancárias	Formas, Receitas, Despesas	Toda movimentação passa por uma conta
Categorias Financeiras	Despesas, DRE	Classifica os lançamentos e alimenta os relatórios
Formas de Pagamento	Receitas, DRE	Define onde cai o dinheiro e com qual taxa
Contas a Receber	Vendas	Aparece automaticamente quando finaliza venda
Contas a Pagar	Compras	Lançadas ao importar compras ou criar despesa
DRE	Categorias, receitas	Resultado final do financeiro

Lançamentos do Dia a Dia

Contas a Receber (Receitas)

Caminho: Financeiro > Contas a Receber

• Toda venda finalizada gera uma receita aqui.
• Você pode:
  • Confirmar o recebimento (“marcar como realizado”)
  • Ligar a receita a uma conta bancária
  • Criar receitas avulsas (ex: recebimento extra)

Contas a Pagar (Despesas)

Caminho: Financeiro > Contas a Pagar

• Compras de produtos ou despesas planejadas aparecem aqui.
• Você pode:
  • Confirmar o pagamento (valor será debitado da conta)
  • Desfazer pagamento (valor volta para o saldo)
  • Ligar a uma conta bancária e categoria

Despesas Operacionais

Caminho: Financeiro > Despesas Operacionais

• Registre despesas do dia a dia, como energia, aluguel, serviços, etc.
• Campos:
  • Valor
  • Data de competência
  • Categoria financeira
  • Conta bancária
  • Recorrente ou parcelada?

Conciliação de Caixa 

Você pode acessar esse recurso pelo caminho: Financeiro → Conciliação de Caixa

Esse é um relatório completo que te ajuda a conferir os dados de abertura e fechamento do caixa da sua loja. Tudo de forma organizada, por período. 

O que você consegue ver nesse relatório:

• Quando o turno e o caixa foram abertos e fechados;
• Quem foi o operador responsável por cada abertura e fechamento;
• E o mais importante: você consegue consolidar (ou seja, confirmar) o fechamento do caixa.

O que é a Conciliação de Caixa?

É o processo onde você confere e confirma os valores que foram lançados no fechamento do caixa.
Você pode verificar se está tudo certo — e ajustar se for necessário — antes de finalizar de vez.

Como fazer:

1. Escolha o dia que deseja conferir;
2. Clique em “Consolidar”;

3. Faça os ajustes (se precisar);
   Valor Conciliado, Remover forma de pagamento ou ainda incluir uma nova forma de pagamento

4. Clique em Confirmar conciliação
   

Atenção: depois que você salvar, não será mais possível editar esse fechamento de caixa.

Entenda os campos:

Campo	O que significa?
Valor Sistema	O quanto o sistema registrou de vendas (com base nos pagamentos recebidos).
Valor Apurado	O quanto o operador disse que tinha no caixa na hora de fechar.
Valor Conciliado	Onde você confirma se o valor está certo ou não. Você pode informar o valor correto aqui.
Diferença	Mostra se há algum valor diferente entre o que o sistema registrou e o que foi informado.
Total Consolidado	Soma final de todas as formas de pagamento aceitas naquele caixa.
Apurado x Sistema	Diferença entre o que o operador informou e o que o sistema calculou.
Consolidado x Apurado	Diferença entre o que foi salvo como correto e o que o operador informou.

E se eu adicionar uma nova forma de pagamento?

Nesse caso, os campos Valor Sistema e Valor Apurado vão aparecer em branco.
Você só vai conseguir preencher o campo Valor Conciliado, informando quanto foi recebido nessa nova forma de pagamento.

Depois de consolidar o caixa:

• Os valores ficam salvos e travados (não dá mais pra editar).
• As informações do fechamento viram parte do relatório oficial.
• Não é possível desfazer. 

Análises e Relatórios

Agora que você já lançou tudo no sistema, é hora de acompanhar os resultados. Nos relatórios do financeiro, você consegue enxergar de forma simples o que entrou, o que saiu, o que ainda falta pagar ou receber. Tudo isso é gerado automaticamente com base nos seus lançamentos.

Você pode acessar os relatórios no Menu: Financeiro → Relatórios

Em todos estes relatórios você pode exportar os dados em CSV para guardar ou enviar pro contador. Para isso, clique no botão:

Saldo diário 

A tela Saldo Diário mostra o total que entrou e saiu por dia. Você escolhe o período, filtra e o sistema exibe as receitas e despesas.

Saldo Diário Detalhado
Aqui você vê tudo que entrou e saiu do caixa em um período específico.
É só escolher as datas e aplicar os filtros (loja, conta, período e o filtro de data).

• Vencimento: quando o valor deveria ser pago ou recebido.
• Realizado: quando o valor foi de fato pago ou recebido.
• Competência: mês em que o valor pertence, mesmo que o pagamento seja feito depois.

O sistema mostra os valores, quem pagou ou recebeu, e outros detalhes.
Se não aparecer nada, é porque não teve movimentação nesse período.

Retiradas e Suprimentos

A tela Retiradas e Suprimentos permite visualizar todas as movimentações de dinheiro no caixa, incluindo valores adicionados (suprimentos) e retirados (sangrias).

É possível filtrar as informações por período, loja e tipo de movimentação. Para cada entrada, o sistema exibe a data, o valor e uma descrição detalhada.

• Sangria: Retirada de dinheiro do caixa, geralmente para fins de segurança ou para cobrir despesas externas.
• Suprimento: Adição de dinheiro ao caixa, com o objetivo de assegurar troco e cobrir pagamentos diários.

Transferência Conta

Essa tela mostra as transferências de dinheiro feitas dentro do sistema — por exemplo, quando você move um valor do caixa para uma conta bancária. Ela serve para ver se tudo foi registrado certinho e acompanhar quem fez, quando fez e quanto foi transferido.

Resumo:

Relatório	Pra que serve?	O que mostra?	Filtros disponíveis	Exporta CSV?
Saldo Diário	Ver entradas e saídas por dia	Total de receitas e despesas por data	Período	✅ Sim
Saldo Diário Detalhado	Ver todos os lançamentos financeiros com detalhes	Valores, data de vencimento, realização e competência	Loja, Conta, Período, Tipo de Data (vencimento/realizado/competência)	Sim
Conferência de Numerários	Comparar o que foi registrado no sistema com o que foi contado no caixa	Diferença entre valores do sistema, do operador e conciliado por forma de pagamento	Período, Loja	Sim
Retiradas e Suprimentos	Acompanhar entradas e saídas manuais do caixa	Suprimentos (entradas) e Sangrias (retiradas), com data, valor e descrição	Período, Loja, Tipo (suprimento ou sangria)	Sim
Transferência entre Contas	Acompanhar movimentações internas de valores	Transferências feitas entre caixas e contas bancárias	Período, Conta de origem, Conta de destino	Sim

Conferência de Numerários

Serve para conferir se o dinheiro e os pagamentos recebidos (em dinheiro, cartão etc.) batem com o que foi registrado no sistema no final de um turno ou dia.

Para cada forma de pagamento (dinheiro, cartão, vale-refeição etc.), os seguintes dados:

Coluna	Explicação
Data	O dia da movimentação financeira
Forma de Pagamento	Tipo de pagamento usado (dinheiro, débito, crédito etc.)
Sistema (1)	Valor que o sistema calculou com base nas vendas, aberturas e retiradas
Operador (2)	Valor que o operador informou manualmente (contou no caixa)
Conciliação (3)	Valor conciliado, ou seja, o que realmente caiu na conta ou foi conferido
Dif (3-1)	Diferença entre o valor conciliado e o valor do sistema (usado para identificar erros)
Detalhar	Botão para ver mais informações daquela linha

Relatórios Gerenciais

A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é um relatório que mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um período. Ela compara o que entrou de vendas com o que saiu em custos e despesas, e mostra o quanto sobrou no final. Serve para entender se o negócio está financeiramente saudável.

Tipos de DRE: 

• DRE Detalhe → Ideal para auditoria e verificação minuciosa.
• DRE no Período → Ideal para análises rápidas e visão gerencial mensal ou semanal.

DRE Detalhe (Demonstração do Resultado do Exercício)

Você encontra esse relatório no caminho: Relatórios Gerenciais → DRE Detalhe

O que é esse relatório?
É um relatório que mostra, de forma detalhada, o resultado financeiro da sua operação em um período.
Ele segue o modelo DRE por competência, ou seja, considera a data em que as vendas e despesas realmente aconteceram – mesmo que o pagamento ou recebimento tenha sido feito depois.

Informações que o relatório mostra:

• Descrição: nome da categoria (ex: Receita Bruta, Despesas, Custos etc.)
• Valor: total daquela categoria no período
• % Fat.: quanto essa categoria representa no total da receita bruta
  

Etapa do DRE	O que mostra?
Receita Bruta	Tudo que foi vendido no período.
Compra de Mercadoria	Total de mercadorias compradas e lançadas no sistema.
Margem Bruta de Vendas	Receita Bruta – Compra de MercadoriaO que sobra após pagar o custo das mercadorias.
Total de Custos	Gastos operacionais do dia a dia (ex: aluguel, luz, folha etc.).
Resultado Operacional	Margem Bruta – Total de Custos Quanto realmente sobra após pagar todos os custos da operação.
Retiradas	Pagamentos como salário dos sócios, comissões ou permutas.
Resultado Operacional Antes do Imposto	Resultado Operacional – Retiradas
Imposto de Renda	Gastos com contabilidade e impostos sobre o lucro.
Resultado Operacional Depois do Imposto	Resultado Antes do Imposto – Imposto de Renda
Despesas Não Operacionais	Gastos que não fazem parte da rotina do negócio (ex: multas, ajustes contábeis).
Resultado Líquido	Lucro final, após tirar todos os custos, retiradas, impostos e despesas eventuais.

DRE no Período

Como acessar: No sistema, vá em: Relatórios Gerenciais → DRE no Período

Esse relatório mostra o resumo financeiro da empresa dentro de um intervalo de tempo. Ele ajuda a entender se o negócio teve lucro ou prejuízo em um determinado período. As informações são organizadas por competência, ou seja, considerando a data em que as vendas realmente aconteceram (e não quando o dinheiro entrou ou saiu).

 Filtros que você pode usar:

• Período inicial e final: você escolhe as datas para ver os resultados daquele intervalo.
• Lojas: se o seu login tem acesso a mais de uma loja, você pode escolher qual loja (ou todas).
• Nível de detalhamento: você pode ver um resumo mais simples ou mais detalhado, com até 3 níveis de categorias financeiras.

As categorias financeiras mostradas aqui são as mesmas do relatório chamado DRE em Detalhe, só que organizadas de forma resumida por período.

Resumo:

Característica	DRE Detalhe	DRE no Período
Caminho no sistema	Relatórios Gerenciais → DRE Detalhe	Relatórios Gerenciais → DRE no Período
Tipo de visão	Visão detalhada, linha a linha das movimentações	Visão resumida, agrupada por categoria e por período
Objetivo	Analisar cada lançamento financeiro em detalhe	Acompanhar o resultado geral do negócio por período
Filtros principais	Período, Loja, Cliente, Tipo de movimentação, Nível etc.	Período inicial e final, Loja, Nível de detalhamento
Agrupamento	Mostra cada movimentação separadamente	Agrupa as movimentações por categoria e período
Uso ideal	Quando precisa investigar valores específicos	Quando quer um resumo financeiro por competência
Nível de detalhamento	Pode chegar até o nível de cada lançamento	Nível 1 a 3 das categorias financeiras

Relatório de Venda

Produto

Você já se perguntou quais produtos realmente trazem dinheiro para o seu negócio? Ou quais vendem bastante, mas dão pouco lucro? O relatório de Produtos te ajuda a responder exatamente isso.

O que ele mostra?
Esse relatório organiza seus produtos por ordem de importância, com base nas vendas e no lucro. Ele responde perguntas como:

• Quais produtos mais faturaram?
• Quais deram mais lucro?
• Quais venderam bastante, mas quase não lucraram?
  

 Por que isso é importante?
Saber essas respostas ajuda você a:

• Dar destaque no cardápio para os produtos que mais lucram.
• Rever preços de itens que vendem muito, mas têm pouca margem.
• Parar de comprar produtos que ocupam espaço no estoque, mas quase não vendem.
• Fazer promoções mais inteligentes, com foco no que realmente faz diferença.

Esse relatório é como uma bússola. Ele mostra o que manter, o que melhorar e o que talvez nem valha mais a pena vender.

Nome	O que Significa	Explicação Simples
Produto	Nome do item vendido	O que você vendeu. Ex: “Drink OKPV”
Opcional de	Produto principal (se for variação)	Se o item for uma variação, aparece aqui o nome principal. Ex: “Tamanho grande” de um lanche.
Unid.	Unidade de medida	Como o item é contado: por unidade (UN), por quilo (KG), etc.
Preço Médio	Preço médio de venda	Valor médio que você cobrou por esse item nesse período.
Qtd. (KG ou UN)	Quantidade vendida	Quantas unidades ou quilos foram vendidos.
Venda	Total em vendas	Quanto você recebeu no total por esse produto.
Venda Variação	Total das variações vendidas	Quanto foi vendido das variações desse produto (se tiver).
Custo	Quanto custou para você	É o que você pagou para comprar ou produzir esse item.
Lucro	Quanto sobrou para você	A diferença entre o que vendeu e o que gastou.
CMV (%)	Porcentagem do custo sobre a venda	Quanto do que você vendeu foi gasto no custo. Ex: 66% quer dizer que quase 2/3 do valor da venda foi custo.
Mix (%)	Participação no total de vendas	Esse item representa quanto do total vendido na loja. Ex: 20% quer dizer que 1 a cada 5 vendas foi desse item.

Exemplos práticos:
Esse relatório foi tirado de uma loja que vende hambúrguer, bebidas e acompanhamentos. Com ele, dá pra ver o que mais vende, o que dá lucro e o que pode estar dando prejuízo.
Veja algumas informações que ele mostra:

Interpretando o relatório

Batata Frita

• Vendeu R$115,00 com lucro de R$104,70.
• CMV: 8,96% → custo muito baixo em relação à venda, excelente margem!
• Markup: 1116,50% → grande multiplicação do custo no preço final.
• Representa 22,84% das vendas → produto estratégico! Vale manter e promover.

Refrigerante 600 ml

• Vendeu R$5,00, mas teve prejuízo de R$1,00.
• CMV: 120% → ou seja, o custo é maior que o preço de venda.
• Representa só 0,99% das vendas → pouco relevante e ainda dá prejuízo.
  Pode ser hora de ajustar o preço ou tirar do cardápio.