Compras

Neste artigo, mostraremos como funciona a parte de Compras, dentro das funcionalidades de Gestão Avançada na Anota AI.

Como importar o arquivo XML da Nota Fiscal?

A importação de XML é o processo que transfere as informações das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) para o sistema de gerenciamento por meio do formato digital XML. Este arquivo contém dados da transação comercial, como produtos adquiridos, impostos e detalhes do fornecedor

Como funciona na prática?

1. Acesse o menu lateral > NFC-e. Depois vá em Compras e clique em Importar XML da NF.
2. Com o arquivo XML da NF pronto, arraste-o para o quadrado em destaque na tela ou clique no quadro para abrir a janela de seleção do arquivo. 

A natureza da NF é fundamental para manter a conformidade fiscal, garantir a correta tributação e facilitar a gestão e o controle financeiro da empresa. Por isso, o sistema emite este aviso que fornecido pela SEFAZ. 

• Visualizar os itens da NF:
  • Após o carregamento do XML, todos os itens da NF aparecerão na tela. Se for a primeira vez que você está importando esse produto para o sistema, será necessário associá-lo corretamente. Para isso, você terá duas opções:
• Novo Item:
  • Se o produto não existe no sistema, clique em “Novo Item”. Isso irá levá-lo para a tela de criação de um novo produto, onde você deverá preencher os dados conforme a imagem abaixo.
• Localizar Item:
  • Se o produto já existe no sistema, basta associá-lo ao item importado, selecionando o item correspondente.

Atenção: É importante prestar atenção nos detalhes de cada campo durante a importação. As informações que você preencher aqui serão utilizadas para gerar relatórios de estoque, contas a pagar, entre outros.

Se o produto já estiver associado ao fornecedor, basta confirmar os dados e clicar no botão ‘Confirmar‘. Caso você não deseje importar este item, clique em ‘Excluir‘ para removê-lo. 

Divergências de produtos na importação de NF

Calcular por quantidade x calcular por percentual

Após identificar os itens, você será direcionado para a tela de confirmação da NF e poderá finalizar o processo de importação.

Para continuar com a importação, clique em ‘Avançar’ no canto inferior esquerdo.

Na tela de conferência de dados, você precisará preencher as seguintes informações:

• Loja: Selecione a loja correspondente.
• Data de Entrada no Estoque: Informe a data em que as mercadorias devem entrar no estoque. Se for uma data retroativa, as quantidades de produto serão ajustadas até a data mais recente.
• Descrição: Você pode alterar a descrição do produto, se necessário.
• Data do Primeiro Pagamento: Insira a data do primeiro pagamento.
• Número de Parcelas: Caso o pagamento seja parcelado, informe o número de parcelas. Se for mais de uma, o sistema abrirá campos adicionais para você preencher a data e o valor de cada parcela.

Clique em ‘Salvar Importação‘ para finalizar. 

Como funciona a importação de Nota Fiscal por Manifesto?

É uma integração entre o sistema da Receita/SEFAZ e o sistema de gestão para importar NF-e automáticas via manifesto eletrônico.

1. Acesse: Compras > Importar NF via Manifesto.

2. Visualize notas fiscais do CNPJ dentro do prazo de 10 dias.

Importante: Após esse período de 10 dias, a Nota Fiscal não poderá mais ser importada via manifesto.

3. Clique em ‘Importar Nota‘ para iniciar o processo. Certifique-se de ter um certificado digital válido.

Atenção: Para as notas aparecerem a loja precisa ter certificado válido.

4. Associe os produtos listados no XML, seguindo o mesmo procedimento detalhado em importação por XML.

O botão ‘Ignorar Nota‘ serve para quando você já importou a nota por outro meio ou não precisa importá-la. Ao clicar nele, a nota recebe um aviso de ‘Ignorado’, ajudando a diferenciar das que ainda precisam ser importadas.

5. Clique em ‘Importar Nota‘ para iniciar o processo de importação. 
Após identificar os itens, você será direcionado para a tela de confirmação da NF e poderá finalizar o processo de importação preenchendo os dados necessários.

Lançamento Manual de Nota Fiscal

1. Acesse a Tela de Lançamento. No sistema, siga este caminho: Compras > Lançar NF Manualmente

Essa tela permite cadastrar manualmente uma Nota Fiscal (NF), registrando todos os produtos e informações financeiras associadas.

2. Preencha os Dados da Nota Fiscal. Nesta etapa, você deve preencher os seguintes campos obrigatórios:

• Fornecedor: Selecione o fornecedor da nota fiscal.
• Código de Referência: Insira um código único para identificar a NF no sistema.
• Loja: Escolha a unidade (caso tenha mais de uma).
• Data de Emissão: Informe a data em que a nota foi emitida pelo fornecedor.

3. Adicione os Produtos da Nota. Clique no botão ‘Adicionar Produto‘.

Informe os seguintes dados do item:

• Nome do Produto
• Quantidade: Número total de unidades compradas.
• Custo Total: Valor total pago pelo produto (sem impostos). Calculado automaticamente pelo sistema com base na quantidade informada e o custo unitário.

Atenção: Caso haja mais produtos na nota, repita os passos acima para cada um.

4. Informe Valores Adicionais. Além dos produtos, é importante registrar os custos extras da nota:

• Imposto: Informe o valor dos tributos aplicáveis.
• Taxa Bancária: Se houver encargos financeiros, registre aqui.
• Descontos: Caso tenha recebido um desconto na compra, insira o valor.
• Frete: Informe o custo do transporte, se aplicável.

5. Configure o Pagamento. Agora, registre as informações sobre o pagamento da nota fiscal:

• Data do Primeiro Pagamento: Quando será feito o primeiro pagamento da NF.
• Número de Parcelas: Quantas vezes o pagamento será dividido.
  Para cada parcela, informe:
  • Data de Vencimento
  • Valor da Parcela

6. Finalize o Lançamento. Após revisar todas as informações, finalize o processo clicando no botão ‘Salvar NF’. A nota será registrada no sistema e estará disponível para consulta.

Importação de NF por Chave

A importação de Nota Fiscal (NF) por chave através da integração com o SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é um processo que permite ao sistema buscar e registrar automaticamente uma nota fiscal eletrônica (NF-e) a partir da sua chave de acesso.

 Como funciona a importação por chave?

1. Informa a chave da NF-e
   • A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos que identifica unicamente cada NF-e emitida. (Exemplo de como localizar a chave de acessoem um NF)
     
2. Consulta ao SEFAZ
   • O sistema se comunica com a base de dados da SEFAZ para verificar a existência da nota fiscal associada àquela chave.
3. Validação da NF-e
   • O SEFAZ retorna as informações da nota, como CNPJ do emissor, destinatário, itens, impostos, valores e outras informações fiscais.
4. Importação dos dados
   • O sistema processa os dados para confirmação, evitando a necessidade de digitação manual.

Como fazer a Importação de NF por quantidade ou percentual?

Existe uma funcionalidade que permite importar produtos de uma nota fiscal de duas formas diferentes: por quantidade ou por percentual, e a lógica por trás de cada uma é a seguinte:

Cálculo por Quantidade

• O custo total do produto na nota não muda, independentemente da quantidade importada.
• O custo unitário do produto pode ser ajustado automaticamente com base na nova quantidade.

Exemplo:

• Nota fiscal tem 10kg de carne custando 100$ no total.
• Se você escolher importar 5kg, o sistema mantém o valor total da nota em 100$.
• O novo custo unitário será 100$ ÷ 5kg = 20$ por quilo.

 Quando usar: se o preço total da nota deve ser mantido, e a divisão for feita somente na quantidade.

Cálculo por Percentual

• O valor total do produto será proporcional à quantidade importada.
• O custo unitário permanece o mesmo da nota original.

Exemplo:

• Nota fiscal tem 10kg de carne custando 100$ no total.
• Se você importar 5kg, essa quantidade representa 50% da nota.
• O valor total importado será 50% de 100$ = 50$.
• O custo unitário continua 100$ ÷ 10kg = 10$ por quilo.

Quando usar: se quiser importar apenas parte do produto mantendo o custo unitário original da nota.

Como excluir um Nota Fiscal?

É possível excluir uma Nota Fiscal seja ela lançada manual ou importada (por XML, chave ou manifesto). 

Acesse o menu: Compras > Relatórios de Compras > Filtros

Consultando a nota fiscal 

Para isso, acesse a tela no Gerencial > Compras > Relatório de Compras e utilizando os filtros de busca (período, loja, fornecedor, categoria financeira, data de emissão ou data de entrada em estoque) localize a Nota Fiscal que você deseja excluir. Uma vez localizada, clique em ‘Abrir’: 

Removendo a nota fiscal

No canto superior direito clique em ‘Remover‘.

Confirme a operação

Divergência de produtos na importação de NF

Quando na importação de NF o sistema puxar outro produto, conforme no exemplo abaixo: 

Lógica do sistema

1. Cada produto possui um código 
2. No XML ou manifesto/chave os produtos vêm com esse código 
3. Na importação o sistema lê o XML ou dados enviados na integração (manifesto/chave) e associa o código a um produto. A situação ocorre porque em algum momento o produto foi associado, geralmente, em outra importação. 

Conforme o exemplo da imagem, em algum momento, foi feita a importação do fornecedor SEARA ALIMENTOS LTDA com o código 586919 que esta no Mini Hamburguer com o produto Pão de Hamburguer Smash Brioche. 

Como resolver a situação? 

• Caso seja franquias, acione a franqueadora para que a remoção de associação seja feita. 
• Quando for a franqueadora: 

1. Confirmar se os códigos estão iguais. Para isso, consulte o produto (quadro verde) na tela Catálogo > Produtos > aba NF-Associações.

2. Faça a remoção nesta mesma tela.

3. Realizar a importação novamente. O sistema não irá encontrar produtos com o código associado e irá solicitar o cadastro ou associação. 

Mensagem de erro ou rejeição ao importar nota

Aparecerá uma mensagem da receita no site, mostrando que você ultrapassou o limite diário tolerado pela receita.

A mensagem que retorna no sefaz:  Será permitido um número limitado de consultas por chave de acesso ou NSU em um período de 1hora. Se o usuário continuar consultando após atingir o limite de consultas por chave de acesso ou NSU em 1h, retornará a mensagem 656 – Consumo indevido – ultrapassou o limite de 20 consultas por hora. Nesse caso, o CNPJ é bloqueado por 1 hora, sendo impedido de realizar novas consultas nesse intervalo. Decorrido o intervalo de tempo, o desbloqueio será automático.

Como funciona o Fator de Conversão?

Quando você importa uma nota de compra, pode se deparar com a opção Fator de Conversão. Essa funcionalidade é essencial para produtos comprados em embalagens maiores, mas que são vendidos individualmente.

Para que serve?

O fator de conversão ajusta a quantidade do produto no estoque, garantindo que ele seja registrado corretamente.

Exemplo prático: Imagine que seu restaurante compra 1 caixa de Coca-Cola 350ml, que contém 20 unidades.

• No campo Quantidade na nota, estará: 1 (porque está comprando 1 caixa).
• No campo Fator de Conversão, você colocará: 20 (pois há 20 latas na caixa).

 

O que acontece no sistema?

O sistema calculará automaticamente o custo por unidade e dará entrada de 20 latas no seu estoque, e não somente 1 caixa.