Neste artigo, mostraremos como funciona o módulo de Compras, dentro das funcionalidades de Gestão Avançada na Anota AI.
O que é o módulo de compras?
O módulo de Compras é a parte do sistema onde você registra tudo o que sua loja comprou de fornecedores. Ele serve para organizar e controlar as entradas de produtos no estoque, além de ajudar no controle financeiro, porque calcula o valor das compras, os impostos e as parcelas de pagamento.
Com ele, você pode:
- Lançar uma nota fiscal manualmente
- Importar uma nota fiscal de forma automática (por chave, XML ou manifesto)
- Atualizar o estoque com os produtos comprados
- Ver relatórios com o histórico de compras
O que é uma Nota Fiscal?
É um documento que comprova a compra de produtos. Ela mostra quem vendeu, quem comprou e os detalhes dos produtos e valores. Nesse contexto, é usada para compras entre empresas. Por exemplo, quando o restaurante compra ingredientes do fornecedor.
Para entender a diferença entre entre os tipos de notas fiscais:
- NF-e → entra no seu sistema como compra
- NFC-e → sai do seu sistema como venda
Formas de lançar ou importar uma nota fiscal
Existem várias formas de registrar uma nota fiscal no sistema — você escolhe a que for mais fácil para o seu dia a dia:
- Manual → você preenche todas as informações da nota direto no sistema
- Pela chave de acesso → você digita os 44 números da nota e o sistema busca as informações
- Pelo arquivo XML → você envia o arquivo digital da nota (geralmente recebido por e-mail)
- Pelo manifesto → o sistema mostra automaticamente as notas emitidas contra o seu CNPJ (com certificado digital)
Fique tranquilo!
Vamos te mostrar o passo a passo de cada opção, com explicações simples e exemplos práticos. Assim, você escolhe a forma que faz mais sentido para você — sem complicação.
Antes de mais nada, um passinho importante!
Vamos conhecer algumas etapas que aparecem em todas as formas de importação. Elas são simples, mas fazem uma baita diferença na agilidade da sua operação
Fator de conversão
Quando você compra um produto em embalagem grande, por exemplo, uma caixa com 12 unidades, mas vende cada unidade separadamente, o sistema precisa saber isso para contar certinho no estoque.
O Fator de Conversão serve para isso: ele diz para o sistema quantas unidades pequenas existem dentro da embalagem maior que você comprou.
Assim, quando você importar a nota, o estoque vai aumentar pela quantidade certa de unidades que você tem para vender.
Exemplo prático: Imagine que seu restaurante compra 1 caixa de Coca-Cola 350ml, que contém 20 unidades.
- No campo Quantidade na nota, estará: 1 (porque está comprando 1 caixa).
- No campo Fator de Conversão, você colocará: 20 (pois há 20 latas na caixa).
O que acontece no sistema?
Quando você usa o fator de conversão, o sistema calcula sozinho o custo de cada unidade.
Então, se você comprou 1 caixa com 20 latas, o sistema vai registrar no estoque as 20 latas, e não apenas 1 caixa. Assim, seu estoque fica certinho para você vender as latas uma a uma.
Importação de NF por quantidade ou percentual?
No momento da importação você verá o produto, a quantidade e o preço por unidade.
Logo abaixo, tem uma opção para escolher:
- Por Quantidade
- O preço total do produto na nota fica o mesmo, mesmo que você importe menos.
- O sistema ajusta o preço por unidade para encaixar nesse valor total.
Exemplo: Se a nota tem 10kg de carne por R$100, e você importa só 5kg, o sistema vai pensar que esses 5kg valem R$100, então o preço por quilo sobe para R$20.
Quando usar: quando quiser manter o valor total da nota, só dividindo a quantidade.
- Por Percentual
- O valor que você importa é proporcional à quantidade que escolheu.
- O preço por unidade fica igual ao da nota original.
Exemplo: Se a nota tem 10kg por R$100, e você importa 5kg (que é metade), o valor importado será metade, ou seja, R$50. O preço por quilo continua R$10.
Quando usar: quando quiser importar só uma parte do produto, mantendo o preço original por unidade.
Basta escolher qual jeito faz mais sentido para você e o sistema calcula automaticamente.
Importação de NF via XML
O XML é um arquivo digital da nota fiscal. Você geralmente recebe esse arquivo por e-mail do fornecedor logo após uma compra. Esse arquivo tem tudo que o sistema precisa saber: os produtos, os valores, a data da compra e até os impostos.
Por que importar o XML?
Porque assim você não precisa digitar nada manualmente no sistema. É mais rápido, seguro e evita erros.
Como importar o XML no sistema
Vá até o menu Compras > Importar XML da NF
- Carregue o arquivo XML
- Clique no quadrado na tela e selecione o arquivo XML que você recebeu do fornecedor
(ou arraste o arquivo para dentro do quadrado) - A natureza da nota é muito importante para a empresa pagar os impostos certos e controlar as finanças. Este aviso foi gerado pelo sistema, seguindo as regras da SEFAZ.
2. Confirme os produtos
O sistema vai mostrar todos os produtos da nota. Agora você precisa dizer se eles já existem no sistema ou não:
- Novo Item: se for a primeira vez que compra esse produto, clique em “Novo Item” e preencha as informações
- Localizar Item: se o produto já existe, selecione ele na lista
É obrigatória a associação ou como novo insumo ou localizar item.
3. Localizar item
Você deverá selecionar o produto desejado.
Quando o XML da nota é importado, o sistema já preenche alguns campos automaticamente:
Campos que vêm preenchidos pelo XML:
- Nome do produto:
- Tipo de unidade:
- Quantidade:
- Preço compra unidade:
Campos que você precisa completar:
- Tipo de estoque (ex: insumo, revenda, etc.)
- Categoria de tributos
- Categoria financeira (onde esse custo aparece no DRE)
- Quantidade mínima de estoque (se quiser alerta de reposição)
Se já estiver tudo certo e o produto estiver ligado ao fornecedor, é só clicar em Confirmar.
Serão listados os produtos confirmados. Aqui você ainda consegue remover dos confirmados.
Se algum item não for necessário, clique em Excluir.
Depois que todos os produtos da nota foram ou confirmados ou excluídos você deve clicar no botão Avançar no canto inferior esquerdo.
4. Preencha os dados finais:
- Loja: selecione a loja que está recebendo a nota
- Data de entrada no estoque: quando os produtos chegaram (ou vão chegar)
- Descrição: o sistema traz como padrão a chave da nota, se quiser, você pode mudar.
- Data do primeiro pagamento: quando você vai pagar essa compra
- Número de parcelas: se for parcelado, informe quantas parcelas e os valores
5. Finalize
Depois clique em Salvar Importação
A nota foi importada com sucesso e os produtos já entraram no estoque.
Seu financeiro também já está atualizado.
Importação de Nota Fiscal via Manifesto
O que é o manifesto?
O manifesto é como uma lista automática de notas fiscais que foram emitidas contra o seu CNPJ nos últimos dias. Ou seja: o sistema puxa sozinho as notas que os fornecedores emitiram pra você. Pra isso funcionar, sua loja precisa ter um certificado digital válido.
Como funciona o manifesto, na prática?
Compra feita → Fornecedor envia o manifesto → Receita Federal aprova → Nota aparece no sistema.
- O fornecedor emite o manifesto
Quando você compra algo, o fornecedor gera um documento digital chamado manifesto. - A Receita Federal confere tudo
O manifesto é enviado para a Receita Federal (ou SEFAZ), que verifica se está tudo certo:- CNPJ da sua loja
- Itens vendidos
- Valores
- Impostos
Se estiver tudo certo, a Receita autoriza esse manifesto.
- O Gestão Avançada importa essas notas.
Depois da autorização, o sistema busca automaticamente essas notas fiscais.
Isso acontece porque o sistema já está integrado com a Receita Federal. Assim, as notas vão direto para o Gestão Avançada sem você precisar digitar nada.
Importante saber:
- O sistema só mostra as notas dos últimos 10 dias
- A loja precisa ter um certificado digital válido
Se você já importou essa nota de outra forma (por chave ou XML), clique em Ignorar Nota para ela não aparecer de novo.
Como importar via Manifesto?
- Vá no menu: Compras > Importar NF via Manifesto
- Veja a lista de notas
- O sistema mostra todas as notas emitidas contra sua loja nos últimos 10 dias
- Se a nota não estiver aqui, pode ser que:
- Ela tenha mais de 10 dias
- Seu certificado digital não esteja funcionando
- Escolha a nota e clique em “Importar Nota”
- Confirme os produtos: O sistema vai mostrar todos os itens da nota. Agora você precisa dizer se esses produtos já existem no sistema ou não:
- Novo Item: clique aqui se for a primeira vez que compra esse produto. Você vai cadastrar ele no sistema.
- Localizar Item: se o produto já existe, selecione ele para associar corretamente.
- Excluir: se tiver algum item que você não quer importar, clique aqui.
- Clique em “Avançar”
- Preencha as informações finais:
- Loja: selecione a loja que está recebendo a nota
- Data de Entrada no Estoque: quando os produtos chegaram (ou vão chegar)
- Descrição do produto: pode alterar se quiser
- Data do Primeiro Pagamento: quando você vai pagar essa nota
- Parcelas: informe o número de parcelas e preencha data e valor de cada uma
- Clique em “Salvar Importação”
Depois de seguir esses passos, a nota está registrada no sistema, os produtos entram no estoque e o financeiro já é atualizado automaticamente.
Importação de NF via Chave
O que é a “chave de acesso”?
A chave de acesso é um número grandão, com 44 dígitos, que vem escrito na nota fiscal.
Ela funciona como um RG da nota: é única e identifica exatamente aquela compra. Sendo assim, o sistema consegue buscar a nota direto da base da Receita (SEFAZ), sem precisar digitar tudo na mão.
Chave digitada → Sistema busca na SEFAZ → Você confirma os produtos → Nota entra no sistema
É rápido, fácil e evita erros.
Como importar a nota pela chave de acesso (passo a passo)
- Informe a chave da NF-e
A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos que identifica unicamente cada NF-e emitida. (Exemplo de como localizar a chave de acesso em um NF).
2. No Gestão Avançada você irá clicar em Compras > Importar via Chave
3. Colar os 44 dígitos no campo Chave Nota
4. Clique em Importar Nota
5. A natureza da nota é muito importante para a empresa pagar os impostos certos e controlar as finanças. Este aviso foi gerado pelo sistema, seguindo as regras da SEFAZ.
6. Confirme os produtos
O sistema vai mostrar todos os produtos da nota. Agora você precisa dizer se eles já existem no sistema ou não:
- Novo Item: se for a primeira vez que compra esse produto, clique em “Novo Item” e preencha as informações
- Localizar Item: se o produto já existe, selecione ele na lista
7. Se já estiver tudo certo e o produto estiver ligado ao fornecedor, é só clicar em Confirmar
Se algum item não for necessário, clique em Excluir
8. Preencha os dados finais
- Loja: selecione a loja que está recebendo a nota
- Data de entrada no estoque: quando os produtos chegaram (ou vão chegar)
- Descrição: se quiser, você pode mudar o nome do produto
- Data do primeiro pagamento: quando você vai pagar essa compra
- Número de parcelas: se for parcelado, informe quantas parcelas e os valores
9. Finalize
Depois clique em Salvar Importação
A nota foi importada com sucesso e os produtos já entraram no estoque. Seu financeiro também já está atualizado.
Motivos de Rejeição ao importar notas
Limite de consultas excedido
Se você tentar importar muitas notas em um curto período, pode aparecer uma mensagem de erro da Receita Federal no site.
O que significa esse erro?
A Receita limita o número de consultas por empresa (CNPJ) a 20 por hora. Se esse limite for ultrapassado, aparece a seguinte mensagem:
Erro 656 – Consumo indevido
Você ultrapassou o limite de 20 consultas por hora.
O CNPJ será bloqueado por 1 hora e não poderá fazer novas consultas nesse período.
O que fazer?
Não é necessário abrir chamado. Basta aguardar 1 hora, que o desbloqueio é feito automaticamente pela Receita.
Nenhum documento encontrado
Essa mensagem aparece quando o sistema não encontra a nota fiscal pela chave informada.
Possíveis causas:
- Chave digitada com erro (confira os 44 dígitos)
- Certificado digital ausente ou inválido
- Nota ainda não disponível na SEFAZ
- Nota não destinada ao seu CNPJ
O que fazer:
- Verifique a chave e o CNPJ da nota
- Confirme se o certificado digital está funcionando
- Aguarde alguns minutos e tente novamente
Notas não aparecem no Manifesto
Quando você acessa a opção Importar NF via Manifesto e não encontra algumas notas, isso pode ter alguns motivos.
Principais causas:
- A nota ainda não foi vinculada ao seu CNPJ como destinatário.
- Demora de atualização na SEFAZ (pode levar algumas horas após a emissão).
- Certificado digital vencido ou não configurado impede a consulta.
O que fazer:
- Aguarde alguns minutos e tente novamente.
- Confirme com o fornecedor se a nota já foi emitida e vinculada corretamente.
- Verifique se o certificado digital está ativo e válido.
Dica: se a nota não aparecer pelo manifesto, você pode tentar importar pela chave de acesso.
SEFAZ: Arquivo sem conteúdo
O retorno da SEFAZ mostra que a nota ainda não foi manifestada e que o arquivo não contém os produtos.
Isso significa que a SEFAZ ainda não liberou os dados completos da nota para download.
Importante saber: Em alguns casos, a Receita só começa a preparar o arquivo após a primeira tentativa de importação.
Após isso, pode levar até 6 horas para a nota ficar disponível para importação completa.
SEFAZ fora do ar
Quando a SEFAZ está passando por alguma instabilidade ou manutenção, e o retorno deles indica que o serviço está fora do ar.
O que fazer nesse caso?
- Aguardar: Normalmente, essas instabilidades são temporárias e a SEFAZ volta a funcionar em algumas horas.
- Tentar novamente depois de um tempo: Recomenda-se fazer nova tentativa após 30 minutos a 1 hora.
O que você pode sempre verificar:
| Verificação | Por quê? |
| Chave de acesso correta? | 1 número errado impede a busca |
| CNPJ da nota está certo? | Só aparecem notas destinadas ao seu CNPJ |
| Certificado digital está válido? | É necessário para consultar a SEFAZ |
| Nota foi emitida recentemente? | Pode levar minutos (ou horas) para aparecer |
| Muitas consultas feitas? | Pode gerar bloqueio temporário (erro 656) |
Lançamento manual de NF
Se você não tem o arquivo XML ou a chave da nota, tudo bem! Você pode digitar os dados manualmente no sistema. Vamos te mostrar como fazer isso de forma simples:
- Acesse a tela de lançamento
No sistema, vá em: Compras > Lançar NF Manualmente
Essa tela serve para você preencher todos os dados da nota fiscal na mão.
- Preencha os dados da nota
Você vai preencher os campos principais da nota:
- Fornecedor: quem vendeu os produtos. É possível selecionar um fornecedor previamente cadastrado ou ao clicar no ícone + para cadastrá-lo.
- Código de Referência: um código para identificar essa nota no sistema (você pode criar um)
- Loja: qual loja está recebendo essa nota (caso tenha mais de uma)
- Data de Emissão: quando a nota foi emitida pelo fornecedor
- Adicione os produtos da nota
Agora você vai registrar o que foi comprado.
Clique em “Adicionar Produto” e preencha:
- Produto: selecione um produto já cadastrado. Não é possível cadastrar um produto por este meio de lançamento. Produtos sem Categoria de Estoque não irão aparecer na listagem.
- Quantidade: quantas unidades foram compradas
- Custo total: valor total pago por esse produto (sem os impostos)
O sistema calculará automaticamente o valor, usando a quantidade e o custo total que você informar.
- Informe os valores adicionais
Aqui você coloca os custos extras da nota, se houver:
- Impostos: valor dos tributos
- Taxa bancária: se pagou alguma taxa ao banco
- Descontos: se recebeu desconto na compra
- Frete: valor do transporte (caso tenha)
Se tiver mais de um produto na nota, repita esse passo para cada um.
- Configure o pagamento
Agora informe como essa nota será paga:
- Data do primeiro pagamento: quando você vai começar a pagar
- Número de parcelas: em quantas vezes será feito o pagamento
Se for parcelado, o sistema vai pedir para você preencher:
- A data de vencimento de cada parcela
- O valor de cada parcela
6. Finalize
Depois de preencher e conferir tudo, clique em Salvar NF
Pronto! A nota estará registrada no sistema e pode ser consultada a qualquer momento.
Resumo
Cadastro de fornecedores
Quando você for lançar uma nota fiscal manualmente no sistema, precisa ter o fornecedor já cadastrado. Notas importadas já cadastram o fornecedor automaticamente. Veja como fazer isso rapidinho:
Cadastrando um fornecedor
No sistema, vá em: “Fornecedores”
Preencha os campos com as informações básicas do fornecedor
- Nome: Nome completo do fornecedor (ex: Alecrim Dourado Distribuidora de Alimentos LTDA)
- Documento: CNPJ ou CPF do fornecedor
- Empresa: Campo geralmente igual ao Nome
- Tipo: Selecione o tipo de fornecedor que pode ser: Empresa de insumos, Empresa de Entrega ou Empresa de Serviços.
- Inscrição Estadual: Se o fornecedor tiver IE, preencha aqui
- Nome Contato: Nome da pessoa responsável pelo contato
- Telefone Contato: Número de telefone para contato com o fornecedor
- Email Contato: E-mail para contato com o fornecedor
Após preencher todos os campos, clique em Salvar no canto superior esquerdo.
Dica: Mantenha essas informações sempre atualizadas para facilitar a comunicação e o lançamento correto de notas fiscais.
Precisa corrigir? Se você errou alguma coisa, volte na lista de fornecedores, clique no Abrir para editar.
Relatórios de Compras
Os relatórios de compras mostram tudo o que você comprou em um determinado período.
Como acessar o relatório no sistema?
Acesse o menu: Compras > Relatórios de Compras
Escolha os filtros que quiser usar:
- Período (ex: últimos 7 dias, mês atual, mês anterior etc.)
- Fornecedor (ex: só compras feitas com a Alecrim Dourado Distribuidora de Alimentos LTDA)
- Loja (se você tem mais de uma unidade)
- Categoria Financeira (ex: embalagens, bebidas etc.)
Clique em “Filtrar” para gerar o relatório
Pronto! O sistema vai mostrar uma lista com todas as notas encontradas.
| Data | Quando a compra foi registrada |
| Recebedor | Nome da pessoa (ou sistema) que recebeu a compra |
| Descrição | Informações sobre a compra (por ex: “compra de bebidas”) |
| Valor | Quanto foi gasto nessa nota |
| Identificador (NF) | O número da nota fiscal |
| Usuário que criou a despesa | Quem lançou essa nota no sistema |
| Ações | Botão para ver mais detalhes da nota |
Como pesquisar?
Você pode digitar no campo “Procurar” no canto superior direito, por exemplo:
- Nome do fornecedor
- Número da nota
- Parte da descrição
Isso ajuda a encontrar notas específicas com mais rapidez.
Como exportar o relatório?
Se quiser baixar o relatório para seu computador:
- Clique no botão azul “Exportar para CSV”
- O sistema vai gerar um arquivo com todas as informações
Você pode abrir esse arquivo no Excel, Google Planilhas ou enviar para seu contador.
Dica importante! Se o relatório aparecer em branco (como na imagem), isso pode significar que:
- Não houve compras no período
- Você precisa aplicar um filtro (como data, loja ou fornecedor)
- A nota fiscal ainda não foi lançada corretamente
Como excluir um Nota Fiscal?
É possível excluir uma Nota Fiscal seja ela lançada manual ou importada (por XML, chave ou manifesto). Acesse o menu: Compras > Relatórios de Compras > Filtros
Escolha os filtros que quiser usar:
- Período (ex: últimos 7 dias, mês atual, mês anterior etc.)
- Fornecedor (ex: só compras feitas com a Alecrim Dourado Distribuidora de Alimentos LTDA)
- Loja (se você tem mais de uma unidade)
- Categoria Financeira (ex: embalagens, bebidas etc.)
Clique em “Filtrar” para gerar o relatório
Localize a Nota Fiscal que você deseja excluir. Uma vez localizada, clique em ‘Abrir’:
No canto superior direito clique em ‘Remover‘.
Confirme a operação.
A nota foi excluída, com isso, os produtos foram retirados do estoque e o lançamento financeiro também foi removido.
Edição de NF
Atenção! Depois que a nota é lançada, não dá mais para editar os produtos.
Isso quer dizer que você não consegue mudar a quantidade, o valor, o custo ou qualquer outro dado dos itens da nota após ela ser salva.
Mas calma! Ainda é possível editar duas coisas:
- A Descrição da Nota Fiscal (caso queira incluir alguma observação)
- E a despesa que foi gerada automaticamente com a nota (caso precise corrigir valor total, tipo de recebedor, recebedor, forma de pagamento, data de competência, conta bancária e data da parcela)
Por isso, antes de lançar a nota, vale a pena revisar tudo com cuidado. Assim você evita retrabalho e garante que está tudo certinho.
