Nesse artigo você verá como funciona a funcionalidade de estoque da Anota AI.
1. Acessando estoque
Para ter acesso ao estoque clique em “Gestão avançada > Controle de estoque” que fica no menu lateral esquerdo.
2. Cardápio no Estoque
Após acessar os produtos de venda no lateral esquerdo “Catálogo > Produtos de Venda“
Todos os itens do cardápio iniciam como um “Produto de Venda“, ou seja, não têm controle de estoque. Para que seja possível controlar o estoque de algum item, é necessário adicionar uma categoria de estoque e a como deseja controlar a ele.
3. Como adicionar categoria de estoque a um item
No menu “Estoque > Produtos de Venda” será listado todos os itens do cardápio.
Também há um filtro para pesquisar itens por categoria.
Para editar um item do cardápio, clique no botão “Editar” que fica no lado esquerdo do nome.
Será aberta a tela de edição do Item. Onde é muito importante que seja selecionado o “Tipo de Unidade”, “Como deseja controlar a baixa de estoque?” e “Categoria de estoque”.
Após clicar em “Salvar” os itens devem aparecer no Menu “Estoque > Ajuste de Estoque > Novo Movimento” para que sejam feitas todas as movimentações de entradas e saídas.
4. Como ajustar o estoque
No menu lateral esquerdo “Estoque > Ajustes de Estoque” clique em “Novo Movimento“
Em seguida selecione a loja e o “Tipo de movimento de estoque“, caso tenha dúvidas do que significa cada tipo, basta clicar no ícone azul 
Adicione também uma Observação/Descrição relacionada a movimentação que está sendo realizada
Um pouco mais abaixo na tela serão listados os itens atuais do estoque. (Também é possível listar os itens baseados em uma categoria específica, basta selecionar)
O Movimento de estoque utilizado no exemplo é o adicionar, basta colocar a quantidade que está tendo de entrada no produto e clicar em confirmar no botão da direita.
Após Confirmada a operação, serão listados todos produtos com alterações confirmadas.
Então basta clicar no botão “Salvar” na parte superior, e se esse for um movimento que irá se repetir com frequência, clique em “Salvar modelo“, assim o processo de adicionar um item ou lista de itens ao estoque será simplificado.
Na tela “Posição de Estoque”, um aviso colorido é exibido sempre que a quantidade atual de um ou mais produtos for inferior à quantidade mínima definida.
4.1. Como configurar o estoque mínimo
Na tela “Posição de Estoque”, um aviso colorido é exibido sempre que a quantidade atual de um ou mais produtos for inferior à quantidade mínima definida.
No menu lateral, clique em “Estoque” e depois em “Estoque mínimo“.
Você pode filtrar os produtos por categoria, como “bebidas”, “frios”, “mercearia”, etc. Assim, fica mais fácil organizar o que você quer ajustar.
Abaixo, você verá uma lista com todos os seus produtos cadastrados. Cada linha mostra:
- Nome do produto (Ex: Bacon, Queijo)
- Unidade de medida (Ex: Unidade, Quilo, Litro)
- Estoque mínimo atual
- Novo estoque mínimo (Campo para preenchimento)
- Botão “Confirmar”
Como configurar:
- Veja o produto na lista.
- No coluna “Ação”, digite a quantidade mínima que você quer manter desse produto no seu estoque.
- Exemplo: se você sempre quer ter no mínimo 15 unidades de refrigerante 600ml, escreva “15”.
- Clique em “Confirmar” ao lado para salvar.
Depois que você define o estoque mínimo de um produto e clica em “Confirmar”, ele aparece nesta parte da tela, chamada Produtos Confirmados.
Aqui você consegue conferir o que foi alterado antes de clicar em “Salvar”.
Você pode fazer várias alterações de estoque mínimo e só salvar tudo de uma vez no final, assim você economiza tempo. Agora você será alertado sempre que o produto estiver chegando ao fim — e poderá se organizar antes de faltar algo no seu estoque.
4.2. Modelos
A funcionalidade de modelos é um atalho inteligente para quem faz os mesmos tipos de movimentações de estoque com frequência. Assim, você não precisa ficar preenchendo tudo de novo toda vez.
Salvar modelo: Depois de preencher um ajuste (entrada, saída ou inventário), você pode salvar esse preenchimento como um modelo pronto.
Exemplo prático:
Vamos supor que todo mês você dá entrada nos mesmos produtos da sua reposição principal com o mesmo tipo de movimento. Em vez de montar esse ajuste do zero todo mês, você pode preencher uma vez e salvar como modelo.
Como fazer:
- Preencha todas as informações do movimento (Loja, Tipo de movimento de estoque e Observação)
- Selecione uma categoria de estoque. Assim que você selecionar, todos os produtos dessa categoria vão aparecer na lista abaixo.
- Na lista que aparece:
- Encontre o produto desejado (ex: Bacon, Queijo, Refrigerante…)
- No campo ao lado, digite a quantidade que entrou ou saiu do estoque.
Ex: se você recebeu 5 unidades de bacon, digite 5,00. - Depois de digitar a quantidade, clique no botão Confirmar à direita para registrar esse item no ajuste.
Faça isso para cada produto que você precisar ajustar.
- Clique no botão Salvar modelo (ao lado do botão Salvar).
- Dê um nome fácil de lembrar para esse modelo.
- Clique em “Salvar” para registrar o movimento.
Pronto! Esse modelo ficará salvo para uso futuro.
Utilizar modelo: Quando você quiser repetir aquele mesmo ajuste
- Clique em “Utilizar modelo“
- Escolha o modelo salvo da lista e clique em “Carregar modelo”
- O sistema exibirá a lista de produtos de forma automática, com base nos itens salvos. Será necessário informar o tipo de movimento e adicionar uma observação. Além disso, é possível remover ou ajustar a quantidade dos produtos, se preciso.
Vantagens:
- Economiza tempo (você evita digitar tudo novamente)
- Garante que o ajuste seja feito de forma padrão e correta
- Reduz a chance de erro humano
Com os modelos, o ajuste de estoque deixa de ser um retrabalho e vira um processo prático e eficiente.
Dica: Salve todos os tipos de movimentações que você faz com frequência. Isso torna o controle de estoque mais rápido e padronizado para toda a equipe.
Assista o vídeo completo sobre Cadastro e Ajuste de Estoque ⬇️
5. Como criar uma ficha técnica
A Ficha técnica pode ser usada para dar baixa nos produtos de estoque que compõem um produto de venda. Funciona como uma receita: detalha todos os ingredientes, suas quantidades e o custo de cada produto. Assim, ao vender ou produzir um produto, o sistema faz o desconto exato do estoque.
Exemplo:
Será criado no nosso cardápio um lanche chamado X-Tudo, ele é apenas um produto de venda, porém os itens que o compõem são contabilizados no nosso estoque (Pão, Hambúrguer, Frango, Milho e etc.)
Para dar baixa nesses itens de estoque após a venda do X-Tudo, podemos utilizar a “Ficha Técnica“.
No Menu Lateral esquerdo cliquem “Estoque > Ficha Técnica > Nova ficha técnica“
Com a tela de nova ficha técnica aberta, dê um nome para a ficha técnica.
(No nosso exemplo será X-Tudo)
Adicione o rendimento no caso do exemplo ela rende 1 X-Tudo.
Clique em “Criar Item de Estoque”. Nesta opção iremos cadastrar todos os itens que compõem o nosso X-Tudo e suas respectivas quantidades necessárias para que o lanche seja produzido.
Ao clicar no botão de “Criar item de estoque” a seguinte tela será aberta
Preencha os dados necessários conforme o exemplo, uma atenção especial às opções Categoria de estoque (Necessário para fazer o controle de estoque) e Como deseja controlar a baixa de estoque? que deve selecionar Baixa de estoque como insumo de ficha técnica.
Clique no botão “Salvar”. Será exibido a lista os produtos adicionados, agora será necessário informar a quantidade de cada item que compõe o seu lanche.
Nesse exemplo será utilizado 1 unidade de pão e 0.200 gramas de presunto para a fabricação do X-Tudo.
Após adicionar todos os itens que compõe o X-Tudo, na parte superior clique em “Salvar“
Observação: Caso seja criado uma nova ficha técnica que utilize os mesmos itens para a composição do lanche, basta clicar em “Adicionar Item de Estoque” não é necessário criar o mesmo item, visto que ele já está no estoque.
Agora é necessário vincular essa ficha técnica a um produto de venda, no menu lateral esquerdo clique em “Estoque > Produtos de Venda” encontre o item e clique no botão “Editar“.
Na tela de edição adicione a Ficha técnica criada. Na opção Como deseja controlar a baixa de estoque? Selecione Baixa de estoque de acordo com a ficha técnica desse produto.
Não é necessário adicionar categoria de estoque, pois não será o X-Tudo e sim os seus componentes que terão movimentação de estoque.
Após as atualizações clique no botão “Salvar“
5.1 Cópia da ficha técnica
O botão “Copiar Ficha Técnica” facilita a criação de novas receitas semelhantes, economizando tempo. O Nome será diferente, mas todas as informações da ficha original são copiadas. Basta adicionar o ingrediente extra e ajustar as quantidades conforme necessário.
- Clique em “Copiar ficha técnica“
- Informe o Nome da nova ficha técnica e Selecione a ficha técnica que será copiada.
- Clique em “Editar“
- Você pode inserir o produto pela ficha técnica, adicionando um item de estoque existente ou criando um novo, e também adicionando um item de venda.
- Ajuste a quantidade.
- Não esqueça de “Salvar” para associá-la ao produto de venda.
Ficha técnica do produto cadastrada com sucesso em poucos minutos.
Assista o vídeo sobre Cadastro de Ficha Técnica 👇
6. Como definir os custos dos produtos em estoques
A definição de custos dos produtos ajuda a dar visibilidade de quanto em reais o restaurante possui em estoque e também permite identificar o custo de produção de cada prato, apresentando a margem de lucro ou prejuízo das vendas, e é visível em relatórios e fichas técnicas (receitas).
- Clique em “Gestão avançada > Controle de estoque“
2. Em seguida clique em “Estoque > Configurações de custos“
3. Adicione o custos dos produtos, clique em confirmar em cada um deles em seguida clique em “Salvar“
Após configurar os custos dos produtos, o sistema calculará automaticamente o custo de cada produto, seja de venda ou de estoque, atualizando o estoque e gerando relatórios detalhados para análise de desempenho e tomada de decisão.
