Controle de estoque: um guia prático

Aprenda a fazer um bom controle de estoque usando as dicas deste post!

Sumário

Tempo de leitura: 12 minutos

Um bom controle de estoque é fundamental para atender os pedidos dos clientes com eficiência, reduzir custos e também conhecer mais sobre o seu delivery. É por isso que nesse post vamos mostrar um guia completo e prático para otimizar o seu.

De acordo com dados do World Resourses Institute (WRI), o desperdício de alimentos é de 41 mil toneladas por ano no Brasil. E 15% desse número, algo em torno de 6 mil toneladas por ano, é de desperdícios em restaurantes. Assim, controlar o estoque também significa atuar ativamente para reduzir esses números.

Afinal, o controle de estoque é fundamental para oferecer uma excelente experiência ao cliente, sem rupturas nos pedidos, sem desperdícios que geram perdas financeiras e com mais organização em cada etapa. Continue a leitura e saiba mais!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque consiste em monitorar constantemente a entrada e saída de insumos necessários para a produção e também dos produtos. Afinal, é preciso garantir um equilíbrio no estoque para ter um bom funcionamento de todas as etapas do processo. Em um restaurante, o controle de estoque serve para:

  • monitorar e analisar entradas e saídas de ingredientes e demais insumos como embalagens, produtos de limpeza e outros itens que fazem parte do dia a dia do seu restaurante (o processo serve para garantir que não há excessos e nem faltas);
  • monitorar o armazenamento, conferindo se os itens estão guardados corretamente, de acordo com suas demandas de temperatura ou data de validade, por exemplo;
  • volume de saídas de um determinado produto, considerando também fatores como a sazonalidade, ou seja, períodos em que determinado produto tem mais saída.

Como é perceptível, um bom controle de estoque garante que as operações do seu restaurante funcionem de forma adequada, sem que faltem produtos indispensáveis para as atividades do dia a dia, como a elaboração dos pratos do cardápio.

Afinal, nada mais desesperador do que um cliente pedir um item do cardápio e ele não estar disponível, não é mesmo?

Qual a importância do controle de estoque para o seu delivery?

O controle de estoque é fundamental para qualquer negócio, mas para o segmento alimentício ele é relevante em uma série de aspectos. Afinal, como o giro de insumos é mais alto, é preciso ter mais atenção à entrada e saída desses materiais. Outro ponto é que lidamos com ingredientes perecíveis, como frutas, verduras, carnes, leites e outros alimentos, que possuem um baixo tempo de armazenamento.

Assim, o controle de estoque é importante para armazenar corretamente esses produtos, diminuir perdas, diminuir prejuízos e ainda sim ter em mãos todos os itens necessários para o preparo dos pratos anunciados no cardápio.

Um bom controle de estoque também ajuda seu delivery a analisar os hábitos de consumo dos seus clientes, adaptando seu estoque de acordo com a demanda. Por exemplo, se há mais pedidos no seu restaurante na sexta-feira, você consegue preparar seu estoque para isso. O mesmo vale para pratos que têm mais saída, com o controle de estoque é possível levar esses dados em consideração.

Como fazer o controle de estoque passo a passo

Agora que você já conhece a importância do controle de estoque para seu restaurante e entende que ele é fundamental para as suas atividades, vamos aprender na prática como fazê-lo.

1. Mantenha o inventário atualizado

O inventário nada mais é do que um documento que serve para listar itens disponíveis e suas quantidades. Assim, conforme os produtos entram e saem do seu estoque, é importante que esses dados sejam revisados. Por esse motivo, o inventário deve ser atualizado constantemente e em curtos períodos, de preferência todos os dias.

Para que não ocorram falhas no processo, é importante que um colaborador ou uma equipe fique responsável pela função. Vale lembrar que esse é um procedimento obrigatório, afinal, previne uma série de problemas como a falta de insumos, itens vencidos e até mesmo a incapacidade de armazenamento, quando o estoque é maior do que o desejável.

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2. Treine sua equipe e delegue funções

É importante que todos no restaurante compreendam a importância do controle de estoque. Por isso, toda a equipe deve trabalhar em conjunto para as boas práticas de estocagem e também deve ser treinada, de acordo com os métodos utilizados pelo seu restaurante.

Além disso, é fundamental delegar funções. Por exemplo, um colaborador fica responsável por realizar o inventário diariamente e informar esses dados aos responsáveis. Outro colaborador é responsável pelas compras e outro pela organização do estoque.

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Assim, cabe também realizar o desenho do processo, ou seja, listar as etapas de cada atividade, quem é responsável e como devem ser realizadas.

3. Tenha acesso aos dados dos seus pedidos

Pode ser bastante desafiador controlar seu estoque se você não tem como prever como serão os pedidos. Por isso, investir em um sistema que disponibiliza dados como número de pedidos por período, quais os pratos mais pedidos, entre outros, permite que o controle de estoque seja mais efetivo.

Afinal, o controle de estoque é apenas uma das funcionalidades que se beneficiam com mais acesso aos relatórios. Assim, eles também são bastante úteis para os aspectos administrativos e financeiros do seu negócio.

4. Mantenha seu estoque em equilíbrio

Com o inventário realizado, equipe treinada e acesso aos dados dos seus pedidos, agora é hora de traçar estratégias para manter seu estoque em equilíbrio. Mas, afinal, por que o equilíbrio é importante? Você pode estar se perguntando.

O primeiro motivo é óbvio, quando itens essenciais estão em falta no estoque, o cliente sairá insatisfeito, o que traz diversos danos para o seu relacionamento com o consumidor. Outro ponto é que o armazenamento tem custos! Afinal, é preciso recursos como espaço e refrigeração, além do risco desses itens vencerem. E estoque parado é capital parado, que poderia ser investido de outras formas no seu negócio.

Portanto, com base nos dados, nas demandas de pedidos e outros detalhes, seu restaurante deve definir volumes máximos e mínimos para cada produto. Isso garante um estoque equilibrado e ajuda no momento das compras.

5. Faça promoções

Por mais que uma série de cuidados relacionados ao controle de estoque ajudem, em algum momento pode ocorrer de encontrar itens excedentes armazenados. Nesse momento, as promoções são fundamentais para liberar espaço ou para evitar o desperdício de um item que está próximo da data de validade.

Em nosso canal no YouTube, já abordamos como fazer promoções de forma realmente efetiva no seu delivery. Dê o play e confira:

6. Estabeleça uma margem para perdas

Da mesma forma que excedentes podem ocorrer mesmo com estratégias de controle de estoque, algumas perdas também podem acontecer. Afinal, toda operação está sujeita à elas. No entanto, existem estratégias para evitar que essas perdas se tornem prejuízos para o seu caixa. Estabelecer uma margem para perdas é o primeiro passo.

Por isso, defina uma margem aceitável para perdas. Assim, quando estiver perto dessa margem, é possível recalcular a rota e pensar no que está fazendo de errado, por exemplo. Pode ser um problema no seu cardápio, já que quanto mais extenso é o seu, mais desafiador se torna controlar o estoque. Portanto, reveja suas estratégias sempre que necessário.

7. Defina datas para as compras

Por fim, é preciso trabalhar com datas definidas para as compras. Com base nos dados e processos estruturados até aqui, é possível definir um dia por semana ou um período adequado para manter seu estoque equilibrado e sem perdas.

Assim, também é possível negociar quantidades e prazos com seus fornecedores de confiança. Além disso, negociar de forma antecipada também garante a possibilidade de conseguir preços mais atrativos, condições especiais de pagamento, além de garantir que os itens estarão sempre disponíveis.

Por isso, organize com antecedência suas compras! Pois negociar em cima da hora gera preços mais altos, prazos de pagamento mais acirrados, além do risco de não encontrar os itens necessários.

Neste artigo explicamos o que é o controle de estoque e porque ele é tão importante para os restaurantes. Assim, compreendemos que é um conjunto de estratégias fundamental para garantir que seu estoque esteja sempre equilibrado, sem faltas e sem excessos que levam às perdas. Dessa forma, o controle de estoque é fundamental para seu relacionamento com os clientes, organização e também economia.

Também explicamos como fazer seu controle de estoque passo a passo, com 7 passos fundamentais para todo restaurante. Nesse passo a passo, também mostramos como o sistema da Anota AI pode contribuir em diversas etapas, seja pela possibilidade de conferir os dados dos pedidos, como também para fazer promoções de forma mais efetiva.

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