Atualizado em 15/08/2025

Manter o controle de estoque de um restaurante pode ser um verdadeiro desafio. Produtos que vencem rápido, compras que não batem com o consumo real, perdas que passam despercebidas… tudo isso pode gerar prejuízos silenciosos.

Não vai conseguir ler este artigo agora? Que tal ouvi-lo na íntegra? É só dar o play no tocador abaixo!

Com um gestor de estoque você acompanha em tempo real a entrada e saída de cada item, desde ingredientes até bebidas, e consegue visualizar relatórios precisos para tomar melhores decisões de compra. Isso garante não só economia, mas também mais organização para toda a operação.

Neste post, vamos mostrar um guia completo e prático para otimizar o seu estoque e a sua gestão com o gestor de estoque da Anota AI!

Como é o cenário de desperdício de comida no Brasil?

O desperdício de alimentos é um problema global que afeta não apenas a economia, mas também o meio ambiente e a vida de milhões de pessoas. Por isso, controlar o estoque do seu restaurante também significa atuar ativamente para minimizar esse problema.

De acordo com o Relatório do Índice de Desperdício de Alimentos 2024, elaborado pelo Programa das Nações Unidas para o Meio Ambiente (Pnuma), em 2022, enquanto 783 milhões de pessoas passavam fome e um terço da população mundial enfrentava insegurança alimentar, foram gerados 1,05 bilhão de toneladas de resíduos alimentares, incluindo partes comestíveis e não comestíveis.

Desse número, 28% (cerca de 290 milhões de toneladas) vêm dos serviços de alimentação, como restaurantes, bares e lanchonetes. Isso representa um impacto significativo no setor e mostra como o controle de estoque é fundamental, tanto para a boa utilização dos ingredientes e diminuição do desperdício, quanto para a organização do restaurante e a experiência do cliente.

Continue a leitura e entenda como um bom gestor de estoque pode transformar o seu restaurante e o seu faturamento.

O que é controle de estoque?

O controle de estoque consiste em monitorar constantemente a entrada e saída de insumos necessários para a produção e também dos produtos. Afinal, é preciso garantir um equilíbrio no estoque para ter um bom funcionamento de todas as etapas do processo. Em um restaurante, o controle de estoque serve para:

• monitorar e analisar entradas e saídas de ingredientes e demais insumos, como embalagens, produtos de limpeza e outros itens que fazem parte do dia a dia do seu restaurante (o processo serve para garantir que não há excessos e nem faltas);
• monitorar o armazenamento, conferindo se os itens estão guardados corretamente, de acordo com suas demandas de temperatura ou data de validade, por exemplo;
• monitorar o volume de saídas de um determinado produto, considerando também fatores como a sazonalidade, ou seja, períodos em que determinado produto tem mais saída.

Assim, ter um bom gestor de estoque garante que as operações do seu restaurante funcionem de forma adequada, sem que faltem produtos indispensáveis para as atividades do dia a dia, como a elaboração dos pratos do cardápio.

Afinal, nada mais desesperador do que um cliente pedir um item do cardápio e ele não estar disponível, não é mesmo?

Por que o controle de estoque é tão importante para restaurantes?

O controle de estoque é fundamental para qualquer negócio, mas para o segmento alimentício ele se torna ainda mais relevante, já que o estoque é o coração do seu negócio. É dali que saem todos os insumos que vão se transformar nos pratos que seus clientes adoram.

Restaurantes trabalham com ingredientes perecíveis, como frutas, verduras, carnes, laticínios e outros alimentos, que têm um prazo curto de armazenamento, fazendo com que o giro de insumos seja muito alto. Um erro na quantidade comprada, um ingrediente que falta na hora de preparar o pedido ou até mesmo um produto que venceu sem ser usado podem comprometer não só o lucro, mas também a experiência do cliente.

Com um gestor de estoque, é possível diminuir perdas, reduzir prejuízos e garantir que todos os itens necessários para o preparo dos pratos estejam disponíveis no momento certo. O sistema também consegue oferecer dados valiosos sobre o consumo no delivery e no salão, o que permite, por exemplo, identificar os dias de maior movimento e ajustar a compra de insumos para atender à demanda.

Se as sextas-feiras concentram mais pedidos, o sistema ajuda a preparar o estoque para isso. Da mesma forma, pratos mais populares podem receber atenção especial, evitando rupturas e desperdícios.

Se você quer se aprofundar nesse assunto, em nosso canal no YouTube, já abordamos como o controle de estoque pode ser a chave para reduzir custos e melhorar o atendimento no seu restaurante. Dê o play e confira:

Como fazer um bom controle de estoque?

Agora que você já conhece a importância do controle de estoque para o seu restaurante e entende que ele é fundamental para manter as operações eficientes e lucrativas, é hora de ver na prática como colocar isso em ação, e como o gestor de estoque da Anota AI pode ser seu aliado em cada etapa.

1. Mantenha o inventário atualizado

O inventário nada mais é do que um documento que serve para listar itens disponíveis e suas quantidades. Assim, conforme os produtos entram e saem do seu estoque, é importante que esses dados sejam revisados. Por esse motivo, o inventário deve ser atualizado constantemente e em curtos períodos, de preferência todos os dias.

Vale lembrar que esse é um procedimento obrigatório para o controle de estoque, afinal, previne uma série de problemas como a falta de insumos, itens vencidos e até mesmo a incapacidade de armazenamento, quando o estoque é maior do que o desejável.

Manter esse monitoramento com o gestor de estoque da Anota AI é muito mais fácil! Essa tarefa deixa de ser toda manual e cansativa, já que o sistema faz a baixa automática do estoque a cada venda, atualizando em tempo real e eliminando erros. Assim, você sabe exatamente o que tem em mãos sem precisar contar item por item todo dia.

2. Treine sua equipe e delegue funções

É importante que todos no restaurante compreendam a importância do controle de estoque. Por isso, toda a equipe deve trabalhar em conjunto para as boas práticas de estocagem e também deve ser treinada, de acordo com os métodos utilizados pelo seu restaurante.

Mesmo com a tecnologia a seu favor, é essencial que a equipe entenda e valorize as boas práticas de estocagem. Assim, cabe também realizar o desenho do processo, ou seja, listar as etapas de cada atividade, como quem recebe mercadorias, quem organiza e quem monitora o consumo.

O gestor de estoque da Anota AI facilita essa organização, pois qualquer colaborador autorizado pode acessar o sistema e visualizar dados atualizados, sem depender de planilhas ou anotações soltas. Isso agiliza a comunicação e evita erros.

3. Tenha acesso aos dados dos seus pedidos

Pode ser bastante desafiador controlar seu estoque se você não tem como prever como serão os pedidos. Por isso, investir em um sistema que disponibiliza dados como número de pedidos por período, quais os pratos mais pedidos, entre outros, permite que o controle de estoque seja mais efetivo.

Afinal, o controle de estoque é apenas uma das funcionalidades que se beneficiam com mais acesso aos relatórios. Assim, eles também são bastante úteis para os aspectos administrativos e financeiros do seu negócio.

A vantagem de usar o gestor de estoque automatizado da Anota AI é que ele está totalmente integrado ao seu cardápio digital e aos pedidos feitos no delivery ou no balcão. Com isso, você tem relatórios detalhados sobre consumo e consegue ajustar o estoque de acordo com a realidade do seu negócio.

4. Mantenha seu estoque em equilíbrio

Com o inventário realizado, equipe treinada e acesso aos dados dos seus pedidos, agora é hora de traçar estratégias para manter seu estoque em equilíbrio. Mas, afinal, por que o equilíbrio é importante? Você pode estar se perguntando.

A resposta é: estoques em excesso geram custos e risco de perdas. Estoques insuficientes geram clientes insatisfeitos.

Quando itens essenciais estão em falta no estoque, o cliente sairá insatisfeito, o que traz diversos danos para o seu relacionamento com o consumidor. Além disso, o armazenamento tem custos! É preciso recursos como espaço e refrigeração, fora o controle para que os itens não ultrapassem o prazo de validade. E estoque parado é capital parado, que poderia ser investido de outras formas no seu negócio.

Portanto, com base nos dados, nas demandas de pedidos e outros detalhes, seu restaurante deve definir volumes máximos e mínimos para cada produto. Isso garante um estoque equilibrado e ajuda no momento das compras.

O gestor de estoque da Anota AI ajuda a manter o equilíbrio e a organização ao emitir alertas automáticos quando um item está com o estoque baixo, permitindo que você atualize o cardápio a tempo e evite que clientes comprem algo que não possa entregar.

5. Faça promoções estratégicas

Por mais que uma série de cuidados relacionados ao controle de estoque ajudem, em algum momento pode ocorrer de encontrar itens excedentes armazenados. Nesse momento, as promoções são fundamentais para liberar espaço ou para evitar o desperdício de um item que está próximo da data de validade.

Com o gestor de estoque e o sistema integrado da Anota AI, você identifica rapidamente esses produtos e pode usar recursos como cupons, cashback e fidelização para criar promoções que movimentem o estoque e atraiam clientes.

6. Estabeleça uma margem para perdas

Mesmo com estratégias bem estruturadas, é natural que ocorram perdas no estoque. O importante é evitar que essas perdas ultrapassem um limite aceitável e causem prejuízos reais. Estabelecer uma margem para perdas ajuda a monitorar e agir antes que o problema se torne crítico.

O gestor de estoque da Anota AI pode ser um grande aliado nessa tarefa, já que permite acompanhar o consumo de insumos em tempo real. Assim, se a margem de perdas estiver se aproximando do limite, você consegue identificar rapidamente quais produtos estão sendo desperdiçados e tomar medidas preventivas, seja ajustando o cardápio ou melhorando o processo de compra e armazenamento.

7. Defina datas para as compras

Um bom controle de estoque também envolve disciplina nas compras. Definir datas fixas para repor produtos evita compras impulsivas, garante melhor negociação com fornecedores e mantém seu estoque sempre equilibrado. É possível definir um dia por semana ou um período adequado para manter seu estoque equilibrado e sem perdas.

Assim, também é possível negociar quantidades e prazos com seus fornecedores de confiança. Além disso, negociar de forma antecipada também garante a possibilidade de conseguir preços mais atrativos, condições especiais de pagamento, além de garantir que os itens estarão sempre disponíveis. Por isso, organize com antecedência suas compras!

Com o gestor de estoque automatizado da Anota AI, fica muito mais fácil saber quando e quanto comprar. O sistema gera alertas automáticos de estoque baixo, ajudando a planejar suas compras com antecedência e garantindo que você nunca seja pego de surpresa.

Além disso, ao acessar os relatórios do sistema, você visualiza exatamente o volume de consumo por período, o que torna a negociação com fornecedores muito mais estratégica.

Perguntas frequentes sobre controle de estoque e gestor de estoque da Anota AI

1. O que é o Gestor de Estoque da Anota AI?

O Gestor de Estoque é uma funcionalidade que permite acompanhar em tempo real as entradas e saídas de produtos no seu restaurante ou delivery. Ele oferece relatórios automáticos, controle por insumos e integração com as vendas, garantindo mais precisão na gestão.

2. Qual a diferença entre Controle de Estoque e Gestor de Estoque?

O Controle de Estoque é o processo de registrar e acompanhar manual ou parcialmente as movimentações do estoque. Já o Gestor de Estoque da Anota AI é um sistema automatizado que integra esse controle diretamente às vendas, compras e fichas técnicas, evitando erros e perdas.

3. Como o Gestor de Estoque ajuda a evitar desperdícios?

Ao registrar cada saída de produto vinculada às vendas e ao consumo interno, o sistema permite identificar excessos, ajustar compras e manter a reposição no ponto certo, reduzindo desperdícios e custos.

4. É possível controlar o estoque por insumo e não só por produto final?

Sim. O Gestor de Estoque da Anota AI permite cadastrar insumos usados nas receitas e vinculá-los à ficha técnica. Assim, cada venda desconta automaticamente a quantidade exata de insumo utilizada.

5. Posso acompanhar o estoque pelo celular?

Sim. O sistema é online e pode ser acessado de qualquer dispositivo com internet, facilitando a gestão de estoque mesmo fora do restaurante.

6. O Gestor de Estoque emite alertas de baixo estoque?

Sim. Você pode configurar alertas automáticos para ser notificado quando um produto ou insumo atingir o nível mínimo definido, evitando rupturas e atrasos na operação.

7. O sistema se integra com compras e fornecedores?

Sim. É possível registrar pedidos de compra, vincular aos fornecedores e atualizar o estoque automaticamente quando o recebimento é lançado.

8. É possível cadastrar ingredientes e produtos no Gestor de Estoque?

Sim! Você pode registrar todos os ingredientes, bebidas e produtos utilizados no seu restaurante. Cada item pode ter quantidade mínima, unidade de medida e validade, facilitando o planejamento e o controle diário.

9. Preciso de conhecimento técnico para usar o Gestor de Estoque?

Não. A interface é intuitiva e o suporte da Anota AI oferece treinamento e materiais explicativos para que qualquer membro da equipe possa utilizá-lo com facilidade.

10. O Gestor de Estoque funciona integrado ao PDV e aos pedidos online?

Sim, ele se integra automaticamente ao PDV e aos pedidos online. Isso significa que cada venda atualiza o estoque em tempo real, evitando confusões.

O seu estoque está preparado para acompanhar o crescimento do seu negócio?

Ao longo deste guia, vimos que o controle de estoque vai muito além de uma simples conferência de produtos armazenados. Ele é uma estratégia essencial que influencia diretamente a lucratividade, a experiência do cliente e até o posicionamento competitivo do seu restaurante no mercado.

Quando o estoque é mal gerenciado, os impactos negativos aparecem rapidamente: desperdícios, pratos fora do cardápio, aumento dos custos e clientes insatisfeitos. Por outro lado, um controle bem estruturado permite previsibilidade nas compras, evita rupturas, mantém a qualidade do atendimento e ainda reduz custos operacionais.

Com o gestor de estoque da Anota AI, esse processo se torna simples e eficiente. Você conta com alertas automáticos de estoque baixo, relatórios detalhados que ajudam a entender o consumo real e integração com o fluxo de vendas para ter uma visão clara de toda a operação. Isso significa menos desperdício, reposição correta e a garantia de que os pratos mais vendidos estarão sempre disponíveis.

Se você quer reduzir perdas, melhorar a gestão de compras e aumentar a rentabilidade, está na hora de transformar a forma como cuida do seu estoque. O gestor de estoque está disponível no plano gestão avançada da Anota AI. Teste gratuitamente o sistema durante 7 dias e descubra, na prática, como a tecnologia pode impulsionar a eficiência do seu restaurante e prepará-lo para crescer sem perder o controle.