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Atualizado em 01/06/2023

Com cada vez mais clientes optando por fazer pedidos no delivery através de canais digitais como WhatsApp, aplicativos e redes sociais, é indispensável garantir que os processos de gestão da sua equipe estejam prontos para acompanhar essa mudança.

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O uso de um gestor de pedidos online e kitchen display system — também conhecido como KDS — pode ser uma ótima forma de migrar a gestão de processos da sua equipe para o ambiente digital e deixar de lado, de vez por todas, pedidos anotados à mão em papel.

Neste post, vamos te mostrar, em mais detalhes, a função de cada uma dessas ferramentas, quais as diferenças entre o gestor de pedidos online e o kitchen display system e qual é a ideal para o seu negócio.

Confira!

O que é um gestor de pedidos online?

Com a adesão cada vez mais frequente às plataformas digitais de diversos serviços, os usuários buscam opções para o entretenimento e alimentação através dos seus smartphones e tablets, deixando os pedidos por telefone bastante obsoletos, o que pode afetar diretamente os negócios de quem é dono de bar ou de restaurante.

Com um destaque cada vez maior para os canais de vendas digitais, é necessário que os processos do seu delivery acompanhe essa migração. Ou seja, processos que um dia puderam ser feitos de forma manual, como anotar pedidos e passá-los para cozinha num papel, hoje necessitam de uma atualização.

Para facilitar essa gestão, existem sistemas e aplicativos que contam com um gestor de pedidos online, assim como kitchen display system, ou KDS como é comumente chamado.

Assim como as plataformas de gestão empresarial, de pessoas e até mesmo de estoque, um gestor de pedidos nada mais é do que uma central virtual automatizada para receber, conferir, confirmar e despachar os pedidos feitos pelos clientes que aderem ao delivery e takeaway dos restaurantes e bares.

Estar presente na internet hoje faz bastante diferença para qualquer empreendedor que deseja alcançar o sucesso com o seu negócio. Esse serviço online se torna muito mais importante para quem possui comércio alimentício, uma vez que as demandas dos pedidos online precisam ser tratadas com cordialidade, precisão, qualidade e rapidez.

Por se comportar quase como um assistente virtual para o seu negócio, uma plataforma com um gestor de pedidos online consegue gerar dados mais precisos quanto ao seu volume de vendas, os tipos de pedidos (incluindo os mais recorrentes e clientes mais fidelizados), faturamentos e o andamento dos processos, principalmente no que diz respeito às fases de recebimento do pedido, preparação, despacho e chegada até o consumidor.

Em poucas palavras, é possível resumir o gestor de pedidos online como um gerente operacional do estabelecimento, podendo até mesmo substituir um gestor profissional nos tempos de crise. Você pode investir, posteriormente, na contratação e treinamento de entregadores e auxiliares de cozinha para que os pratos não percam o estilo e o sabor ao qual o cliente está acostumado.

O empresário do ramo também tem a opção de investir em um sistema KDS (Kitchen Display System), uma excelente opção para otimizar os processos internos da cozinha do restaurante ou bar e levar ainda muito mais satisfação ao cliente.

O que é e como funciona um Kitchen Display System (KDS)?

Assim como o gestor de pedidos online, o Kitchen Display System é um sistema automatizado pronto para te ajudar no seu empreendimento. Com ele você tem maior controle das demandas internas da cozinha.

Realizar a sua implementação, porém, não é nada fácil. Para que o KDS consiga funcionar como o esperado, o profissional responsável pela gestão da cozinha deve ter seus processos internos bem definidos para que o sistema seja capaz de gerar benefícios, do contrário, é possível que esse investimento não traga os resultados esperados e se transforme em um grande empecilho que pode afetar até mesmo as entregas dos produtos.

Ao ter os processos bem definidos, os dados estratégicos do negócio são absorvidos pelo sistema do Kitchen Display com maior facilidade, fazendo com que a mensuração de informações seja tangível ao ponto de tomar decisões bem mais assertivas e melhorar o funcionamento da cozinha.

Caso o seu negócio não tenha esse passo bem definido, é possível que essa mensuração não seja clara o suficiente para que você consiga enxergar os erros e deficiências que vem cometendo, deixando seus consumidores impacientes e até mesmo decepcionados por não conseguir ter acesso a um serviço que tanto queriam e que, na prática, não faz jus ao que promete.

De antemão, podemos perceber que o Kitchen Display System pode ser uma das ferramentas mais essenciais para o restaurante ou bar, podendo ser facilmente usado também pelos pequenos comerciantes que possam vir a obter um grande volume de pedidos por dia ou por semana. É preciso também entender bastante do negócio em que se está administrando, tendo, assim, clareza quanto às dificuldades e à capacidade de solução rápida dos problemas.

Sendo assim, antes de optar pela adesão ao KDS, esse gestor ou empresário deve ter em mente os seguintes questionamentos:

• Qual é o tempo de produção de cada etapa?
• Quais as etapas de produção e os desafios?
• Quais produtos minha empresa oferece?

Ao conseguir compor todo esse diagnóstico, esse profissional consegue enxergar com bastante clareza as suas posições no mercado, conseguindo definir metas para implementar com mais aptidão do sistema do Kitchen Display, o que permite uma análise mais apurada também sobre o tempo de produção de cada alimento.

Essa visão mais abrangente e profissional do negócio faz toda a diferença no atendimento por delivery. Isso se deve ao fato de que o atendimento de todos os clientes ficará mais ágil e eficaz.

Como o KDS otimiza, de fato, o trabalho na sua cozinha?

Primeiramente, o Kitchen Display System compartilha todos os pedidos com os funcionários que atuam na cozinha, permitindo que eles consigam gerir seu tempo de maneira bem mais estratégica. Nesse caso, a produção dos pratos acaba sendo bem mais focada e os atrasos na entrega e desatenção quanto à qualidade da comida são amplamente evitados.

Esse mecanismo também gera um grande benefício na comunicação entre os atendentes e a cozinha, o que evita que os funcionários responsáveis pelo preparo tenham sempre que perguntar aos atendentes sobre as preferências do cliente durante a montagem da comida. Isso gera, também, uma menor possibilidade de envio errado do pedido.

Já para o gestor ou empresário, contar com o KDS significa obter uma visão bastante linear sobre o negócio administrado. Isso quer dizer que, caso a cozinha sofra com atrasos, o gerente responsável já estará ciente do problema, podendo avisar aos clientes com antecedência sobre o ocorrido e, a partir disso, bolar estratégias de entrega para que esse consumidor continue confiando na empresa. Alguns benefícios, como uma sobremesa grátis ou um desconto acumulativo, por exemplo, fazem com que a fidelidade permaneça ativa, mesmo com os erros.

Esse controle também traz para o gestor a possibilidade de prever quanto tempo irá levar até que o pedido fique pronto para consumo. Essa assertividade com os dados é bastante importante principalmente para o atendimento presencial dos consumidores no estabelecimento. Quem nunca se sentiu frustrado quando algum cliente reclama da grande demora de um prato? Com o KDS, é possível mediar esse conflito e possível desistência.

Isso significa que, a partir das informações de tempo mostradas, o gerente consegue mediar uma conversa agradável com o cliente, explicando para ele o tempo de preparação do prato e os motivos para que esse prazo seja maior do que o imaginado por ele.

Aproveite para oferecer entradas leves como forma de agradecimento e de conquista. Faça o cliente se sentir bastante à vontade e volte, sempre que for possível, para falar sobre os detalhes da preparação do prato.

Buscando evitar ao máximo essas situações, o sistema também já é elaborado para seguir uma ordem de pedidos feitos, ou seja, os pedidos feitos a mais tempo serão atendidos primeiro, diminuindo a quase zero as chances de um cliente esperar por muito tempo sem ter o seu pedido entregue. Essa dinâmica também vale para o delivery, principalmente no momento de calcular o horário de chegada do entregador, que pode variar dependendo da comida escolhida e da distância entre a residência e o restaurante.

Quais são as vantagens de se obter os dois sistemas para o seu empreendimento gastronômico?

Já vimos que contar com um gestor de pedidos online e um Kitchen Display System é algo imensamente vantajoso para o empresário do ramo culinário. As plataformas são tão importantes para diversas demandas que é impossível realizar a escolha de apenas uma para o estabelecimento, elas se completam.

Ao falar de gestor de pedidos, podemos elencar 4 grandes benefícios que ele pode dar ao empreendimento. São eles:

1. Eficiência operacional;
2. Visão 360º;
3. Triagem e atualização do status dos pedidos;
4. Acompanhamento do histórico de pedidos.

1. Eficiência operacional

Obter sucesso no ramo culinário não é nada fácil. São milhares de estabelecimentos gastronômicos que disputam o protagonismo digital e presencial, fazendo com que os novos empresários tenham que se arriscar, ser bastante profissionais e inteligentes ao gerenciar esse negócio.

Sendo assim, podemos entender que, na era digital, tudo que o cliente mais gosta de receber é eficiência por parte do estabelecimento. Esse desejo fica ainda mais evidente quando se trata de alimentos.

Por ter ciência dessa delicadeza, o sistema de gestor de pedidos se torna um grande protagonista para auxiliar na eficiência dessas demandas, fazendo o negócio operar como uma verdadeira linha de produção e conquistar ainda mais clientes pela qualidade do serviço, pelo sabor e pelo atendimento prestado.

Esse sistema também pode trabalhar como um chatbot exclusivo para o WhatsApp, um local onde o atendimento acaba se tornando ainda mais próximo do restaurante e conta com o auxílio de um atendente da equipe para tirar as maiores dúvidas e sanar as necessidades dos clientes. Isso também faz toda a diferença na construção da experiência do cliente, puxando-o para uma excelente fidelização.

2. Visão 360º

Quando falamos de um ângulo de 360º, já nos vem à cabeça uma visão ampla de um espaço, onde é possível captar todo o necessário e, de fato, é isso mesmo que acontece também com os restaurantes.

Por contar com uma alta demanda de trabalho quase todos os dias em que o restaurante permanece aberto, o gestor precisa ter em mãos um sistema que não apenas ofereça a possibilidade de visualizar os pedidos realizados pelos clientes, mas que também permita acompanhar a produtividade da sua equipe em tempo real, tendo, então, uma visão realmente ampla do negócio e fazendo com que ele funcione.

3. Triagem e atualização do status dos pedidos

Nos dias mais movimentados do restaurante, é preciso ter um jogo de cintura muito bom para gerenciar todos os pedidos que são enviados ao sistema. Sendo assim, se o empreendimento vende uma grande variedade de pratos, é importante que os profissionais responsáveis realizem uma grande triagem desses pedidos e consigam coordenar o tempo de preparação e entrega deles.

Por exemplo, quem está pedindo uma pizza sonha em consumir esse produto quentinho em sua mesa. Desse modo, os gestores e auxiliares da cozinha conseguem calcular o tempo de preparo da pizza, sua embalagem e despacho para entrega com muito mais precisão, evitando que o consumidor fique insatisfeito com a qualidade.

É claro que imprevistos irão acontecer e nem sempre esses benefícios serão vantajosos para o restaurante. No entanto, essa noção de tempo e produção faz com que o restaurante também prepare o cliente para um possível atraso por algum problema externo e possa ser muito bem recompensado, para que não tenha má impressão do estabelecimento.

4. Acompanhamento do histórico de pedidos

Ter em mãos o histórico dos pedidos já realizados no restaurante é uma grande vantagem para o empreendedor, e ela não se limita apenas à facilidade de conciliação financeira com o contador.

Obter esse histórico pode ajudar na conferência de caixa mensal ou semanal do restaurante e, também, a perceber quais são os clientes mais fidelizados com o seu produto. Dessa maneira, é possível criar uma comunicação mais próxima com quem já é fidelizado, enviando um presente junto a algum pedido ou deixando que o cliente escolha o que gostaria sem custos adicionais.

Com esse acesso, também é possível criar promoções e descontos em algum prato ou até mesmo em toda a loja, comemorando as boas vendas e atraindo novos consumidores que até então desconheciam o empreendimento ou não se atraíam tanto pelos preços.

Da mesma forma que o histórico de pedidos ajuda o empreendedor a criar promoções e fidelizações, ele também é um grande aliado para entender o que pode estar dando errado na dinâmica e na produção, fazendo com que o estabelecimento pare de perder dinheiro e invista mais em soluções eficazes.

A partir desse acesso, também é possível exportar os dados para outras análises importantes do negócio, passando longe de ter um mês ruim de vendas.

Nesse histórico dos pedidos, geralmente aparecem as seguintes informações:

• data;
• número do pedido (ou da ordem/mesa);
• nome do cliente (ou número da mesa/comanda);
• tipo de venda (entrega, retirada ou salão);
• status do pedido;
• quantidade de itens pedidos;
• valor total da compra.

Além de todas as vantagens, também é possível criar um cardápio digital totalmente personalizado e customizado para o seu negócio. Isso acaba chamando ainda mais a atenção do cliente e conquistando cada vez mais a atenção do público-alvo do seu empreendimento — o foco no público-alvo, inclusive, é importante no momento de elaborar os pratos e os temas.

E os benefícios?

Se você se empolgou com os benefícios e vantagens que um gestor de pedido online pode te trazer, veja só os 4 principais benefícios em otimizar a cozinha do seu restaurante com um sistema de KDS. Entre eles, estão:

1. Integração com o PDV;
2. Processos sincronizados e clientes fidelizados;
3. Aumento da segurança e menor custo;
4. Redução do desperdício.

1. Integração com o PDV (Ponto de venda)

O sistema de ponto de venda já é um velho conhecido dos gestores de bares e restaurantes. Com o Kitchen Display System ele pode ficar ainda melhor. A integração já consegue eliminar erros manuais e consegue otimizar o tempo do atendimento dos garçons, que no modelo tradicional ainda precisam levar o pedido até o balcão para pedir o preparo.

A partir desse sistema integrado, o garçom tem a chance de enviar o pedido diretamente para o Kitchen Display System após breve conversa com os ocupantes da mesa. Isso faz com que ele consiga atender mais clientes em menos tempo e, consequentemente, fazer com que os pedidos sejam preparados com uma maior agilidade.

A sobrecarga do trabalho é praticamente eliminada e o restaurante ainda tem a possibilidade de implementar comandas eletrônicas através de tablets nas mesas, fazendo com que o garçom só tenha o trabalho de servir e não mais se preocupar em anotar os pedidos certos.

2. Processos sincronizados e clientes fidelizados

Nem sempre o cliente consegue receber o pedido no tempo estimado, gerando uma completa insatisfação e decepção por ter depositado seu tempo e dinheiro em um estabelecimento onde ele não obtém o devido retorno. Esse tipo de situação pode se repetir por mais vezes do que se deseja, gerando uma extrema má reputação ao negócio, o que pode render muitas dores de cabeça para toda a equipe.

Ao investir no KDS, as possibilidades de atraso diminuem bastante e, quando não puderem ser evitadas, os atendentes e gestores do negócio conseguem realizar o contato com o cliente antes que ele registre sua insatisfação, deixando-o mais tranquilo de que receberá o pedido em breve.

Consequentemente, o cliente que tenha passado pelo imprevisto – inclusive, talvez seja a primeira vez que ele visita o local – pensa em retornar com outros pedidos ou tentar provar coisas diferentes do cardápio. Esse comportamento é bastante importante para a empresa, já que a partir dele é possível fidelizar sua confiança e obter um retorno sempre positivo por parte dos clientes.

3. Aumento da segurança e menor custo

O bom funcionamento dos eletrônicos em uma empresa é sempre uma grande preocupação de toda uma equipe, afinal, dificilmente um negócio irá conseguir ir para frente sem o acesso a um hardware de qualidade. O problema é que hardwares também precisam de manutenção e podem gerar lentidão e travamentos no meio de um expediente, atrasando toda a produção do restaurante.

Para evitar esse cenário de catástrofe, o Kitchen Display System é um excelente aliado, concentrando tudo em um único sistema que por vezes pode funcionar pela nuvem, evitando, assim, transtornos com o funcionamento e garantindo que a rotina não será impactada negativamente.

Outro benefício importante do KDS é a economia de produtos adicionais para fazer o controle dos pedidos: você não precisa mais prever o gasto com papel, cartucho para impressoras, lápis, canetas, etc. Em um primeiro momento a economia desses itens não parecem fazer tanta diferença, mas a longo prazo é um orçamento poupado que pode ser investido em melhorias do negócio.

4. Redução do desperdício

O desperdício de alimentos é uma constante para quem gerencia um restaurante e isso acaba impactando negativamente as contas. Esse problema geralmente acontece quando os funcionários da cozinha não sabem ao certo a quantidade de ingredientes para cada prato elaborado, fazendo com que alguns itens acabem estragando mais rápido por ficarem muito tempo dentro ou fora da geladeira, por exemplo, sem serem utilizados nos pedidos, gerando insatisfação posterior no cliente.

O sistema do KDS elimina essa barreira e faz um bom controle quanto à quantidade de ingredientes que cada pedido precisa para ser elaborado corretamente. Por meio desse gerenciamento, você também consegue saber com maior rapidez quais são os itens que irão acabar em breve, podendo substituir o menu por outros pratos enquanto realiza a recompra com o fornecedor. Dessa maneira, o cliente sempre terá opções e não se sentirá frustrado ao pedir algo que, na verdade, está em falta.

Conclusão

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Além de tudo, isso significa que você pode otimizar seus processos com base nos dados dos relatórios de venda e focar em ações estratégicas a partir de feedbacks e pesquisas de satisfação, proporcionando uma percepção de valor muito maior para o seu negócio!

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